Что такое электронный документооборот

Любые организации обмениваются счетами на оплату и актами с подрядчиками, приказами с сотрудниками, договорами с клиентами. Можно оформлять документы на бумаге, тратить время и деньги на их печать и пересылку. Другой вариант — перевести всё в цифровой формат и перейти на электронный документооборот.

В статье рассмотрим, что это такое и как начать вести дела в цифровом формате.

Содержание

Что такое ЭДО

Виды ЭДО

Преимущества и недостатки ЭДО

Какие компании должны применять электронный документооборот

Как выпустить электронную подпись

Как выбрать оператора ЭДО

Как внедрить электронный документооборот

Главное

Что такое ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен документами в цифровом формате. Их создают в специальных сервисах — системах ЭДО — и подписывают электронной подписью. Доступ к сервисам обеспечивают операторы. Разберём все понятия.

Электронные документы полностью заменяют бумажные. Их создают, обрабатывают, отправляют и хранят с помощью компьютера или мобильного телефона.

Электронная подпись (ЭП) — код из нескольких цифр, который добавляют к документу. ЭП, как и обычная подпись, подтверждает подлинность документации.

Система электронного документооборота — сервис для создания и подписания документов в цифровом виде. Программу можно установить на ПК, смартфон или использовать облачную версию. С помощью системы электронного документооборота организация автоматизирует делопроизводство. Например, можно создавать, редактировать, подписывать и хранить договоры, акты, счета-фактуры. Работать с цифровыми документами быстрее и удобнее.

Оператор ЭДО — компания, которая предоставляет доступ к системе и организует процесс электронного документооборота. Для этого создают специальные платформы и обеспечивают их работу.

Фактически электронный документооборот работает как и бумажный: в организации создают документ → подписывают → высылают одному или нескольким контрагентам → они подписывают → возвращают один экземпляр.

Чтобы подписать цифровой документ, нужно несколько минут вместо нескольких дней

Виды ЭДО

Электронный документооборот бывает двух видов.

Внутренний. Это обмен документацией только внутри организации: договорами, приказами, отчётами, заявлениями. Компании не обязаны использовать внутренний электронный документооборот, поэтому устанавливают свои правила передачи цифровой документации. Например, сотрудники могут обмениваться файлами через сетевые папки, облачные сервисы или использовать корпоративную почту.

Исключение — кадровый электронный документооборот (КЭДО). КЭДО тоже не обязателен для организации, но его использование регламентируется законодательством. К примеру, в цифровом формате можно создавать и визировать практически все кадровые документы, кроме приказов об увольнении, актов о несчастных случаях на производстве, журналов с инструктажами по охране труда.

Внутренний ЭДО подходит крупным организациям, особенно если подразделения или филиалы расположены на нескольких территориях или в разных городах. Например, офис предприятия находится в центре Москвы, а производственные площадки — в районах Московской области. В компании много документов по движению продукции, которые нужно регулярно передавать в бухгалтерию. Если вовремя не подписать бумаги и не отправить их в офис, к примеру, с водителем, придётся тратить время и ждать следующей «оказии».

Ещё внутренний ЭДО пригодится компаниям, в которых много удалённых сотрудников или они работают с исполнителями по договорам ГПХ. В этом случае специалистам кадровой службы, бухгалтерам, руководителям отделов приходится оформлять много договоров, актов, дополнительных соглашений и почтой высылать бумажные версии документов. Затем дожидаться, когда контрагенты всё подпишут и вернут. Процесс документооборота затягивается на недели, а если письмо потеряется, придётся начинать всё заново.

Внешний. Нужен, чтобы обмениваться электронными документами с внешними контрагентами. Например, компании создают акты и счета-фактуры с клиентами, договоры с поставщиками, сдают бухгалтерскую и налоговую отчётность в ФНС. При внешнем ЭДО контрагенты придерживаются требований законодательства и установленных правил.

Контрагенты могут договориться об использовании электронного документооборота в устной форме или сделать дополнительное соглашение к договору. Стороны определяют, какой документацией будут обмениваться в цифровом формате, обговаривают правила использования электронной подписи и случаи, когда цифровые документы должны дублироваться бумажными.

Внешний документооборот в электронном формате подходит компаниям, которые хотят упростить взаимодействие с клиентами и поставщиками, сделать расчёты по сделкам более быстрыми, минимизировать налоговые риски. Его могут вести юрлица, индивидуальные предприниматели, бюджетные учреждения, самозанятые, физлица.

Преимущества и недостатки ЭДО

И внутренний, и внешний ЭДО автоматизирует работу и позволяет упростить взаимодействие с контрагентами. У процесса есть свои плюсы и минусы.

Преимущества ЭДО

Обмен файлами в цифровом формате помогает компаниям избавиться от бумажного делопроизводства. У ЭДО есть и другие преимущества.

Сокращает время на работу с документами. В системах электронного документооборота файлы передаются за несколько секунд, а завизировать договор или акт можно за пару минут. Найти документ в цифровом архиве тоже не составит труда.

Сокращает трудозатраты. Если в компании организован электронный документооборот, сотрудникам не надо лично визировать бумаги в разных подразделениях. А бухгалтер при подготовке отчётности не тратит время, чтобы собрать оригиналы, отсканировать их и отправить в ФНС.

Снижает затраты на расходные материалы и отправку документов. В компаниях не тратят деньги на бумагу, картриджи для принтеров и копировальных аппаратов. Нет расходов на курьерские или почтовые услуги, архивное хранение документов.

Упрощает работу с контрагентами. Все действия с документами в системе электронного документооборота отображаются в режиме онлайн. Отправитель видит маршрут согласования, всех подписантов и статус. Если сотрудник или контрагент задерживаются с подписью, можно выяснить причину или поторопить адресата.

Позволяет избежать ошибок. Электронные документы невозможно потерять или подделать. К тому же сервис не даст завизировать документ не тому лицу или сделать это «задним числом».

Обеспечивает безопасность данных. Многие компании привыкли оперативно работать с контрагентами по email. Но такой способ не гарантирует, что данные будут в безопасности и не попадут к злоумышленникам. В системах ЭДО документы передаются только по зашифрованным каналам, а доступ к сервису возможен только после авторизации.

Недостатки ЭДО

Минусов гораздо меньше, чем плюсов, но о них тоже стоит знать.

Угрозы безопасности. Системы ЭДО надёжно защищены. Но, так как они работают онлайн, нельзя полностью исключить риск хакерской атаки или проникновения вируса.

Возможные технические неполадки. Сбой интернета или ошибки в системе могут нарушить работу электронного документооборота. В редких случаях есть риск потерять документы.

Затраты на внедрение и обслуживание. Системой ЭДО не получится пользоваться бесплатно. Компании нужно заплатить за покупку лицензии, оформление электронных подписей и ежемесячно оплачивать услуги оператора ЭДО — стоимость обычно зависит от количества сотрудников в компании или объёма документооборота.

Чтобы понять, стоит ли вашей компании переходить на цифровой документооборот, воспользуйтесь сервисом на сайте ФНС. Здесь нужно ввести данные о количестве документов, планируемом объёме ЭДО. Сервис рассчитает показатели и сформирует отчёт: сколько и за какой срок получится сэкономить на печати документов и трудозатратах.

Какие компании должны применять электронный документооборот

ЭДО обычно используют крупные компании с большим количеством подразделений, контрагентов и объёмным документооборотом — в этом случае подключение и обслуживание сервиса экономически оправданы. Но есть случаи, когда ЭДО необходим вне зависимости от размера бизнеса. Вот кому нужно обязательно использовать систему электронного документооборота:

Компаниям, которые работают с маркированными товарами. К этой категории относится молочная продукция, табачные изделия, бутилированная вода, одежда и обувь и другие товары, которые отслеживаются в системе «Честный знак». До января 2022 года компании передавали сведения в реестр через личный кабинет. Сейчас это можно делать только через операторов ЭДО. Поэтому, если ИП продаёт обувь или молочные продукты, ему придётся подключить систему электронного документооборота.

Компаниям, которые работают с товарами, проходящими через национальную систему прослеживаемости (НСП). С помощью НСП отслеживают товарооборот импортной продукции. Все процессы в системе оцифрованы, поэтому для работы компаниям нужен ЭДО. Контрагенты заключают сделки, формируют и сдают отчётность в ФНС только в цифровом формате.

Компаниям, которые участвуют в госзакупках. ЭДО в этой сфере обеспечивает достоверность данных, а в некоторых случаях даёт гарантию, что контракт будет исполнен.

Компаниям, которые сдают отчётность в госорганы. Бухгалтерскую отчётность в цифровом виде обязаны сдавать все предприятия, которые ведут бухучёт. Налоговую отчётность электронно сдают компании с численностью от 10 сотрудников.

Как выпустить электронную подпись

Чтобы визировать электронные документы, нужна электронная подпись. Есть разные виды ЭП.

Простая электронная подпись. Это набор данных, которые генерирует программа по команде пользователя. Например, сделать ПЭП можно в Microsoft Office, чтобы подтвердить авторство документа. Коды из СМС или пуш-уведомлений, которые присылают пользователям для подтверждения операций, — это тоже простая подпись.

ПЭП используют для внутреннего ЭДО, чтобы визировать отчёты, служебные записки, приказы, распоряжения.

ПЭП визирует документы, но она не защищает их от изменений. Чтобы документы имели юридическую силу, нужен другой вид ЭП.

Усиленная электронная подпись (УЭП). Состоит из зашифрованных символов. Усиленная ЭП подтверждает факт подписи документа и позволяет отследить дату, время и автора. УЭП бывает двух видов:

• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Формируется с помощью программного обеспечения, для которого не нужна сертификация. НЭП применяют для внутреннего и внешнего ЭДО. В последнем случае контрагенты должны заключить допсоглашение: без него подпись не имеет юридической силы.
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Создаётся с помощью сертифицированного программного обеспечения. КЭП могут выпускать только аккредитованные удостоверяющие центры (УЦ). КЭП имеет юридическую силу сразу после выпуска, и её можно использовать для подписи любых документов.

Визировать внутренние документы можно простой подписью, а для большинства внешних потребуется усиленная ЭП

Как выбрать оператора ЭДО

Чтобы начать вести электронный документооборот, компании нужно подключиться к оператору ЭДО. Выбор зависит от целей и особенностей бизнеса, а список всех операторов есть на сайте ФНС. При выборе обращайте внимание на следующие критерии:

• Какие форматы документов поддерживаются в системе ЭДО. Например, компании в сфере грузоперевозок могут использовать цифровые транспортные накладные и заказ-наряды, но с этими документами работают не все операторы электронного документооборота.
• Поддерживает ли оператор систему «Честный знак» — это важно для компаний, работающих с маркированными товарами.
• Возможно ли интегрировать сервис цифрового документооборота в другие системы, с которыми работает компания, например в 1С или CRM.
• Со сколькими контрагентами работает оператор и есть ли у него роуминг — возможность обмениваться документами с компаниями, у которых другой оператор.
• Может ли система электронного документооборота сдавать отчётность в ФНС.

Как внедрить электронный документооборот

Чтобы начать работать с системой электронного документооборота, действуйте по шагам.

1. Проведите предварительную работу

Определите, для чего компании нужен документооборот в цифровом формате. Уточните у контрагентов, пользуются ли они сервисом. Если нет, вам внешний обмен документами тоже не нужен. Выберите тип системы ЭДО — это будет типовое решение в веб-версии или интеграция в существующее ПО.

2. Подключитесь к оператору электронного документооборота

Изучите условия, выберите подходящий тариф и заключите лицензионное соглашение.

3. Подготовьтесь к запуску сервиса

Выпустите подписи — для внешнего обмена документами лучше выбрать КЭП, потому что она подходит для большинства сервисов и пригодится, чтобы сдавать отчётность в госорганы. Настройте доступ к системе для сотрудников и обучите их работать.

4. Внедрите сервис обмена документами

Внесите изменения в учётную политику компании: в ней должно быть указано, что предприятие работает с цифровыми версиями, которые заверяют ЭП. Предупредите контрагентов, что перешли на сервис электронного документооборота, и заключите с ними соглашения. Если клиенты или поставщики работают с другим оператором, оформите заявку на настройку роуминга у своего. Чтобы начать работу, создайте контрагентам приглашения в системе.

В УБРиР можно подключить СБИС. Это экосистема для бизнеса, в которую входит онлайн-бухгалтерия, сервис документооборота в цифровом формате, программа для управления кадрами и учёта рабочего времени. Пользователям доступно пять тарифов, поэтому подходящий пакет найдёт и ИП, и крупная компания.

Главное

ЭДО — это обмен приказами, договорами, счетами-фактурами внутри компании или между контрагентами в цифровом формате. Так их не нужно распечатывать, высылать клиентам и ждать подписи — всё проходит онлайн и за несколько минут.

С электронным документооборотом обязаны работать компании, которые производят или продают маркированные товары и проходящие через национальную систему прослеживаемости, сдают отчётность в госорганы, участвуют в госзакупках.

Чтобы документы имели юридическую силу, их визируют УЭП. Неквалифицированную ЭП можно создать бесплатно с помощью специального ПО. Квалифицированную ЭП выдают только удостоверяющие центры, у которых есть сертификат от ФСБ и аккредитация в Минкомсвязи.

Выбор оператора зависит от целей компании. Прежде чем заключать договор, изучите возможности сервиса, уточните, поддерживает ли он нужные форматы, может ли работать с другими операторами электронного документооборота.

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»