Что такое прокрастинация и как она может мешать бизнесу

Бывают задачи, которые не хочется выполнять: сделать масштабный план развития отдела или всей компании, подготовить презентацию для выступления, сформулировать ТЗ для важного тендера. Вместо этого человек занимается другими рабочими вопросами — например, готовит статьи для корпоративного блога, проверяет макеты страниц сайта, устраивает установочные совещания с коллегами. Такие задачи кажутся важными, и человек успокаивает себя иллюзией полезной деятельности. Проблема в том, что из-за этого не решаются первостепенные вопросы.

Такое поведение называют прокрастинацией. Обычно считается, что она бывает только у рядовых сотрудников. Но прокрастинацией часто страдают и топ-менеджеры, и руководители компаний. Разбираемся, в чём суть этого явления и как ему противостоять.

Содержание:

Что такое прокрастинация

Виды прокрастинации

Чем опасна прокрастинация в бизнесе

Почему возникает прокрастинация

Как справиться с бизнес-прокрастинацией

Подведём итоги

Что такое прокрастинация

Прокрастинация — это внутреннее сопротивление, когда серьёзные дела откладывают в пользу задач с низким приоритетом. Часто это явление путают с ленью, но есть существенное отличие: при прокрастинации человек не отдыхает, а в комфортном темпе решает простые задачи с предсказуемым исходом. Например, вместо подготовки важного отчёта он не сидит в социальных сетях, а отвечает на письма контрагентов или работает с реестром документов. 

Иногда прокрастинация — это психологическая особенность. Сотруднику или руководителю комфортно работать в режиме горящих сроков, поэтому он решает задачи только тогда, когда приближается дедлайн. Но чаще прокрастинация — это сигнал: с задачей что-то не так. Например, она слишком масштабная и плохо разбивается на мелкие простые подзадачи или предполагает такую ответственность, к которой человек не готов.

Виды прокрастинации

Психологи выделяют три вида бизнес-прокрастинации в зависимости от того, какую позицию в компании занимает человек. 

Прокрастинация линейного сотрудника. Человек саботирует задачи, которые ему делегировал руководитель. 

Прокрастинация топ-менеджера. Обычно проявляется в том, что сотрудник уходит в решение операционных задач и игнорирует стратегические. Как следствие, останавливается развитие нескольких отделов или целого направления.

Прокрастинация руководителя или собственника компании. Он откладывает задачи, важные для развития организации. Это характерно как для начинающих бизнесменов, которые не привыкли делегировать, так и для опытных собственников, которые выгорели на работе.

А ещё прокрастинация бывает явной и скрытой.

Нет ничего плохого в тщательной подготовке перед выполнением задачи. Но иногда фокус внимания смещается с результата на процесс

Чем опасна прокрастинация в бизнесе

В зависимости от функций, которые выполняет сотрудник или руководитель, последствия для компании варьируются от мелких неудобств из-за срыва сроков до потери клиентов или партнёров. Иногда само существование бизнеса ставится под угрозу.

Последствия прокрастинации линейных сотрудников

Прокрастинация негативно влияет и на отдельного участника команды, и на весь коллектив, поэтому бороться с ней нужно уже при появлении первых симптомов у одного человека.

Неравномерное распределение нагрузки. Специалист долго откладывает решение важных задач, в результате образуется массив невыполненных дел. Человеку приходится несколько дней работать в напряжённом графике, приходить в офис в выходные и решать часть вопросов дома. Это быстро приводит к выгоранию.

Срыв долгосрочных проектов. Если прокрастинатору поручить большую и важную задачу, велик риск того, что проект или не принесёт нужных результатов, или будет просрочен.

Проблемы с кадрами. Сотрудники не всегда могут успешно бороться с прокрастинацией, их приходится увольнять. На поиски кандидата уходит несколько недель или месяцев. В этот период задачи простаивают или их подхватывают другие коллеги. Нагрузка на команду возрастает. 

Ухудшение атмосферы в коллективе. Прокрастинация с одного сотрудника может распространиться на целый отдел или даже компанию. Такие команды теряют энергичных, активных и инициативных людей. Их постепенно заменяют рядовые исполнители, которые обращают внимание только на простые поручения и не заинтересованы в достижении амбициозных целей. 

Недовольство клиентов и партнёров. Если к прокрастинаторам попадают срочные задачи, партнёрам приходится ждать, клиенты остаются недовольны и оставляют негативные отзывы. Компания теряет деньги. 

Невозможность построить план развития компании. Для постановки долгосрочных целей важно оценить возможности бизнеса. Если часть сотрудников склонна к прокрастинации, невозможно понять, какие реальные трудовые ресурсы есть у организации.

Последствия прокрастинации руководителя или собственника

Длительная прокрастинация руководителя всегда негативно влияет на развитие бизнеса и часто ставит его существование под угрозу.

Остановка развития компании. Предприниматель занимается второстепенными задачами, фокус со стратегического развития смещается на простую «операционку». Не хватает ресурса, чтобы определить ключевые показатели эффективности, отладить бизнес-процессы, подобрать людей в команду, дать качественную обратную связь подчинённым. 

Общая нестабильность бизнеса. Руководитель становится звеном, на котором останавливается решение системных задач. Заключение по ним выносится в последний момент. Вместо планомерной работы сотрудники начинают «тушить пожары».

Отсутствие мотивации у подчинённых. Члены команды качественно и увлечённо работают, когда видят конкретный результат своей деятельности. Если даже простые задачи не доходят до этапа логического завершения, нарастает общая апатия, люди выгорают. 

Проблемы с репутацией компании. Часто руководитель прокрастинирует не только в рамках команды, но и в процессе взаимодействия с клиентами, партнёрами, поставщиками. Например, срывает сроки ответа на деловые письма, переносит встречи, сдвигает периоды проектов. На рынке начинает накапливаться негатив в отношении организации. 

Почему возникает прокрастинация

Считается, что есть пять основных причин для прокрастинации.

Слишком большое количество задач. С такой ситуацией периодически сталкиваются сотрудники и руководители малого бизнеса, которые вынуждены закрывать множество вопросов из разных сфер. Часто кажется: сколько бы усилий они ни прикладывали, задач меньше не становится. От бессилия люди начинают прокрастинировать и откладывать часть дел на потом. 

Перфекционизм. Требовательные к себе члены команды склонны постоянно возвращаться к уже сделанной работе, дополнять её, искать ошибки и откладывать сдачу проекта. Для бизнеса такая модель работы убыточна. 

Неуверенность в результате долгосрочных проектов. Поведение рынка часто трудно прогнозировать, поэтому некоторые руководители отдают предпочтение краткосрочным целям, чтобы получить быстрый результат. По этой причине команде тоже становится проще заниматься текущими задачами и игнорировать долгосрочные цели, откладывая их на неопределённый срок, даже если они очень амбициозны и могут повлиять на будущее компании. 

Неумение делегировать. К этому склонны руководители отделов, которым проще справиться с задачей самостоятельно, чем поручить её подчинённому. В итоге они теряются в бесконечном потоке дел и начинают пропускать сроки выполнения действительно важных задач. При этом ощущают сильное чувство вины.

Усталость. Любой сотрудник нуждается в качественном отдыхе, особенно ответственный и трудолюбивый. Если он будет годами напряжённо работать и откладывать отпуск, то выгорит и начнёт игнорировать должностные обязанности.

В дополнение к основным причинам есть несколько факторов, которые увеличивают риск возникновения прокрастинации у сотрудников и руководителя.

Часто прокрастинация — системная проблема, которую можно решить грамотной организацией рабочих процессов

Как справиться с бизнес-прокрастинацией

Способы решения проблемы различаются в зависимости от того, с каким видом прокрастинации столкнулся предприниматель: когда он начал замечать признаки саботажа у себя или у своих подчинённых.

Что делать предпринимателю, который начал прокрастинировать

В первую очередь нужно оценить, на какие задачи и эмоции уходит больше всего энергии. По возможности — остановить «утечку».

Анализ задач и затраченного времени. Проследите, сколько времени и сил тратится на решение всех поступающих вопросов. Возможно, какие-то из них отнимают слишком много ресурсов и не приносят ощутимого результата. Тогда вы сможете перераспределить нагрузку, чтобы не накапливалась усталость.

Делегирование. Поручите ресурсозатратные задачи другим сотрудникам или наймите персонального ассистента. Его задача — спланировать день руководителя и повысить его продуктивность. Он возьмёт на себя рутинные дела: организует поездки, обработает входящие письма, договорится с партнёрами о встрече. Это позволит вам снизить нагрузку и сфокусироваться на стратегически важных вопросах. 

Ревизия эмоций. Попытайтесь понять, какие ощущения у вас вызывают задачи, которые постоянно хочется отложить. Возможно, это страх провала, неверие в ценность результата, раздражение из-за недостатка информации. Выпишите на лист бумаги ответ на каждую эмоцию: что вы будете делать, если страхи реализуются, какую прикладную пользу принесёт бизнесу решение задачи, каких данных не хватает для старта работы и откуда их можно получить.

Упрощение задач. Разделите проект на отдельные простые шаги и начните постепенно их выполнять. Так масштабная цель станет более понятной и измеримой. 

Полноценный отдых. Предотвратить выгорание позволяет чёткое разделение работы и личного времени. Отдых важно планировать в ежедневнике так же, как деловые встречи, совещания и выступления.

Что делать, если прокрастинируют подчинённые

В первую очередь необходимо пересмотреть общие процессы взаимодействия членов команды.

Обучение организации рабочего времени. Поручите HR-отделу провести серию тренингов, если видите, что сотрудники не могут эффективно выстроить процесс работы и не успевают выполнять все задачи. 

Установление регламентов на деловые переписки. Часто причиной перегрузок опытных сотрудников является то, что к ним по разным вопросам постоянно обращаются коллеги. Например, просят совета или задают простые вопросы, на которые можно самостоятельно найти ответы в базе знаний. Установите лимиты на количество обращений, которые выходят за рамки проектов.

Разбивка задач и контроль их выполнения. Введите систему, когда любой сотрудник может попросить постановщика разложить поручение на несколько мелких дел с промежуточной оценкой результатов. 

Установление KPI. Определите ключевые показатели эффективности (KPI) для каждого сотрудника компании. Они позволят оценить, насколько продуктивной была его работа в течение месяца и способствовал ли он достижению общих целей. 

Подведём итоги

Прокрастинация — это не лень, а направление энергии в сторону второстепенных вопросов. Обычно происходит на фоне усталости или неприятных эмоций по отношению к важным задачам.

• Различают прокрастинацию подчинённых, топ-менеджеров, руководителей. В зависимости от уровня сотрудника в иерархии компании последствия варьируются: от увеличения нагрузки на команду до угрозы существованию бизнеса.
• Прокрастинация — сигнал, что в задачах или бизнес-процессах организации что-то идёт не так. Например, поручения руководителей слишком размытые и объёмные или нагрузка на сотрудников слишком большая.
• В зависимости от того, кто прокрастинирует, методы решения проблемы различаются. Если симптомы проявляются у руководителя, стоит обратить внимание на расписание. Если у подчинённых — на процессы взаимодействия членов команды.

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»

Подпишитесь на социальные сети «УБРиР для бизнеса»: Telegram и ВКонтакте