Что такое дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность — один из активов бизнеса. В нее входят все долги, которые должна получить компания. Если дебиторская задолженность слишком большая, расходы превышают доходы, бизнес несет убытки.

В статье рассказываем, в каких случаях образуется дебиторка, каких видов она бывает, что делать, чтобы не нанести ущерб компании.

Что такое дебиторская и кредиторская задолженности

В каких случаях образуется дебиторка

Виды дебиторки

Как контролировать дебиторскую задолженность

Подводим итоги

Что такое дебиторская и кредиторская задолженности

Долги, которые компания в установленный срок должна получить от физических, юридических лиц, государства, называют дебиторкой. Это понятие подразумевает не только денежные выплаты. К нему также относятся любые неисполненные долговые обязательства.

Кредиторская задолженность — совокупность долгов, которые организация обязана вернуть партнерам, сотрудникам, поставщикам и другим лицам. Такая задолженность возникает, если компания уже использует товары или услуги, но еще не оплатила их.

Например, «X» отгружает «Y» сырье на 5 000 000 ₽. «Y» не оплачивает заказ сразу, берет отсрочку. В такой ситуации «X» называют кредитором, «Y» — дебитором, сумму 5 000 000 ₽ — дебиторской задолженностью «X» или кредиторской задолженностью «Y».

В каких случаях образуется дебиторская задолженность

• Предоплата. Если бизнес внес аванс за предоставляемые товары или услуги, у него возникает дебиторская задолженность до момента, пока поставщик не предоставит эти товары или услуги.
• Отсрочка. Если клиент воспользовался услугами или заказал товары, но воспользовался отсроченным платежом, у поставщика числится дебиторка до полной выплаты отсрочки.
• Переплаты. Могут быть по налогам, зарплате. В случае с налоговой компания вправе вернуть переплату или оставить ее в бюджете для оплаты следующих начислений. Если организация переплатила зарплату, сотрудник считается дебитором, а переплата — дебиторской задолженностью.
• Штрафы. Если компания сталкивается с нарушением установленных сроков при поставке заказов, возникает дебиторка на сумму неустойки. Пени и штрафы относятся к этой категории лишь в двух случаях: поставщик признает за собой долг или обязан выплатить установленную сумму по решению суда.

Страховые выплаты. Если произошел страховой случай и страховщик соглашается выплатить компенсацию, у компании образуется дебиторка размером назначенной выплаты.

Как контролировать дебиторскую задолженность

Чтобы избежать кассовых разрывов, дебиторкой управляют бухгалтеры, финансовые менеджеры или руководители компании. Управление делится на несколько условных частей.

Профилактика

Включает проверку партнеров и покупателей, составление договоров. Проверить контрагентов можно с помощью сайта ФНС, Федресурса, картотеки арбитражных дел. На этих сервисах содержится вся информация о статусе организации, наличии судебных исков, финансовом положении.

Если с контрагентом все в порядке, можно переходить к заключению сделки. В договоре необходимо установить размеры пени, штрафов или неустоек, точные даты платежей.

Контроль

Чтобы контролировать дебиторскую задолженность, проводят инвентаризации. В ходе этой процедуры проверяют, кто именно должен исполнить долговые обязательства, в каком размере, просматривают договоры, накладные, акты приемка работ и другие документы.

Инвентаризацию дебиторской задолженности проводят не реже одного раза в год. Также эта процедура обязательна, если изменяется форма собственности компании, возникает риск повреждения документации в результате чрезвычайного происшествия, организация готовится к закрытию.

Взыскание

Этот процесс запускают при возникновении просроченных дебиторских задолженностей. Важно взыскать долги своевременно, до того как они станут сомнительными или безнадежными. Для этого нужно предпринять следующие действия:

• Предложить рассрочку. Предварительно следует выяснить причины, по которым контрагент просрочил платеж, запросить акт сверки, чтобы дебитор признал за собой все установленные ранее обязательства. Если на этом этапе не возникло разногласий, можно предложить рассрочку или отсрочить оплату долга.
• Составить претензию. Этот вариант подходит, когда компаниям не удалось договориться об условиях рассрочки. В претензии указывают сумму задолженности, период просрочки, устанавливают дату исполнения обязательств. Документ отправляют должнику.
• Подать в суд. Согласно статье 4 Арбитражного процессуального кодекса РФ, дебитор не отвечает на претензию кредитора в течение месяца или дает неудовлетворительный ответ, организация вправе подать на должника в арбитражный суд. Судебный процесс не гарантирует, что дебитор выполнит долговые обязательства. Иногда дешевле списать долг, чем вкладывать деньги в судебные издержки.

Списание

Дебиторскую задолженность списывают, если она стала безнадежной или признана кредитором нереальной к взысканию. Это происходит, когда истекает срок исковой давности, должник обанкротился, организация перестала существовать, суд отказал кредитору в удовлетворении претензий.

Списание запускают только с письменного согласия руководителей после проведения инвентаризации. Составляют акт с указанием причин, по которым списывают дебиторскую задолженность.

Списание — не то же самое, что аннулирование. Долг списывают в прочие расходы или в счет резерва по сомнительным долгам, отражают в отчетности в течение следующих пяти лет. Так делают на случай, если за этот период финансовое положение дебитора улучшается. Тогда с него можно будет потребовать взыскание.

Подводим итоги

Что такое дебиторская задолженность?

Это все долги, которые обязаны вернуть физические или юридические лица бизнесу в установленный срок.

Какие есть виды дебиторской задолженности?

Краткосрочная, долгосрочная, сомнительная, безнадежная, срочная, просроченная.

Когда проводится инвентаризация?

Не реже одного раза в год.

Что делать с проблемной дебиторской задолженностью?

Можно списать или потребовать взыскание.

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»