Как заключить договор с самозанятым и не переплачивать налоговой: пошаговая инструкция для бизнеса

При работе с самозанятыми компании не нужно платить НДФЛ, страховые взносы и отчитываться перед пенсионным фондом, поэтому сотрудничать с ними выгоднее, чем с работниками в штате. Главное — заключить договор так, чтобы не возникло проблем с налоговой.

В статье расскажем, какая форма договора подходит, как правильно его составить и подписать, а также какие документы должен предоставить самозанятый после завершения работ.

Содержание:

Нужен ли договор с самозанятым

Какая форма договора подходит для работы с самозанятыми

Кто должен платить налоги при заключении договора с самозанятыми

Как правильно составить договор с самозанятым

Как подписать договор удалённо

Какие документы должен предоставлять самозанятый после заключения договора

Образцы договоров ГПХ с самозанятым на 2025 год

Нужен ли договор с самозанятым

Договор с самозанятым можно не заключать, если исполнитель (самозанятый) оказывает услугу немедленно и сразу получает за неё оплату. В этом случае выполнение обязательств подтверждает чек из приложения «Мой налог», в котором указаны ИНН клиента, исполнителя и название услуг.

Если сотрудничество с самозанятыми не разовое, договор лучше заключить. Это позволит избежать проблем с налоговой, так как с 2025 года государство усиливает контроль в этой сфере.

Кроме того, заключение письменного договора защитит интересы обеих сторон. Например, если заказчик не произведёт оплату за оказанные работы или услуги, самозанятый сможет обратиться в суд. А заказчик может предъявить исполнителю претензию за несоблюдение сроков работы.

Какая форма договора подходит для работы с самозанятыми

Заказчик может заключить с самозанятым договор ГПХ (гражданско-правового характера) на любой срок, которого хватит для выполнения одной или нескольких задач. Например, это может быть договор на оказание услуг с самозанятым, а также договор подряда, аренды или другие виды договоров ГПХ.

Важно: агентский, трудовой, договор комиссии и поручения составлять нельзя.

Строгой утверждённой формы договора нет. Главное, чтобы он соответствовал требованиям законодательства и в нём были чётко прописаны условия сотрудничества заказчика и исполнителя. При этом статус заказчика значения не имеет, им может быть как юридическое лицо или ИП, так и физическое лицо без статуса ИП.

Договор ГПХ подходит как для разовой услуги, так и для проектного сотрудничества. Например, написания серии статей для блога в течение полугода или разработки сайта компании. В документе прописывают наименование услуги, цену, сроки выполнения, этапы, ответственность и другие условия.

Кто должен платить налоги при заключении договора с самозанятым

Представителям бизнеса сотрудничать с самозанятыми выгодно. Это позволяет компании снизить налоговую нагрузку и сократить расходы.

Плюсы заключения договора с самозанятым для организации и предпринимателя:

• Самозанятый сам платит налоги.Заказчик перечисляет исполнителю сумму за выполненные работы или услуги. А самозанятый самостоятельно уплачивает налог в размере 4 или 6% от полученной суммы в зависимости от источника дохода (4% — если доход получен от физлица, 6% — если от юридического лица или ИП).
• Не нужно платить страховые взносы. За сотрудника в штате работодатель отчисляет взносы в Социальный фонд России: на обязательное медицинское и пенсионное страхование, на травматизм, на случай временной нетрудоспособности, в том числе в связи с материнством. При работе с самозанятыми такой обязанности у заказчика нет.
• Экономия ресурсов компании. Организация не предоставляет самозанятому рабочее место, не оплачивает НДФЛ, больничные, отпуска, льготы и премии.
• Возможность гибкого сотрудничества. При работе с самозанятыми организации и предприниматели могут легко сокращать или расширять команду в зависимости от задач компании.

Как правильно составить договор с самозанятым

Сотрудничая с самозанятыми, важно правильно составить договор, чтобы избежать вопросов со стороны налоговой.

1. Запросите у исполнителя справку о том, что он действительно самозанятый

Исполнителю достаточно зайти в мобильное приложение «Мой налог» и за пару кликов сформировать документ.

Важно: запрашивайте подтверждение перед каждой оплатой, чтобы убедиться в актуальности статуса самозанятого и не платить страховые взносы и НДФЛ как физлицу.

Вот так выглядит справка о постановке на учёт физлица в качестве самозанятого

Можно самостоятельно проверить статус самозанятого на сайте ФНС. Для этого достаточно указать ИНН физического лица и дату, на которую вы хотите сделать проверку.

Такой вариант проверки будет полезен, если исполнитель временно не может предоставить справку о постановке на учёт в качестве самозанятого

2. Отметьте, что исполнителем выступает именно самозанятый

В законодательстве не закреплено понятие «самозанятый», поэтому в договоре можно указать, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход.

Пример:

«ООО <...>, именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданка Российской Федерации Иванова Мария Ивановна, являющаяся плательщиком налога на профессиональный доход, именуемая в дальнейшем Исполнитель, с другой стороны, договорились о следующем».

3. Предусмотрите обязанность исполнителя не только передать чек после оплаты, но и ответственность за нарушение этого правила

Можно написать примерно так: «Исполнитель обязан предоставить Заказчику чек не позднее 3 (трёх) рабочих дней с момента оплаты услуг. Иначе Исполнитель должен выплатить Заказчику штраф в размере 20% от каждой суммы чека в течение 10 (десяти) рабочих дней со дня истечения срока выдачи чека».

Вот так выглядит чек, QR-код нужен для проверки его подлинности

4. Пропишите ответственность за неуведомление о потере статуса самозанятого

Если исполнитель больше не является самозанятым, он должен предупредить об этом. В противном случае ответственность ляжет на заказчика: налоговая доначислит НДФЛ и страховые взносы. Кроме того, есть риск получить штраф за просрочку уплаты налогов и несвоевременную подачу отчётов.

Добавьте в договор пункт:«Если Исполнитель снимается с учёта в качестве самозанятого, он обязуется сообщить об этом Заказчику письменно в течение 3 (трёх) дней со дня снятия с учёта. Если Исполнитель нарушит условие, то должен заплатить штраф Заказчику в размере 50% от суммы платежа».

5. Установите порядок приёма работ

Речь идёт об акте выполненных работ, который заказчик предоставляет исполнителю. В нём нужно указать выполненный объём задач и стоимость. Исполнитель подписывает документ и направляет заказчику. Акт фиксирует соблюдение дедлайнов и надлежащее качество работ или услуг.

Кроме того, акт будет дополнительным доказательством, что между компанией и исполнителем только гражданско-правовые отношения, а не трудовые. Это поможет избежать штрафа от налоговой в случае проверки.

6. Проследите, что договор не содержит признаков трудовых отношений

При составлении договора исключите формулировки, которые могут говорить о наличии трудовых отношений между самозанятым и заказчиком, иначе у налоговой службы могут возникнуть вопросы. Договор с самозанятым могут признать трудовым по следующим признакам.

• исполнитель получает фиксированную ежемесячную оплату;
• подробно прописаны задачи, гарантии и подобные детали;
• исполнитель работает по определённому графику;
• на исполнителя оформлены кадровые документы, например табель учёта рабочего времени;
• с исполнителем заключён договор материальной ответственности;
• исполнитель пользуется материалами, оборудованием или инструментами заказчика.

Если суд переквалифицирует договор ГПХ в трудовой, заказчику придётся выплачивать штрафы и пени. Кроме того, налоговая доначислит НДФЛ и страховые взносы за самозанятого.

7. Пропишите, как будете расторгать договор

Варианты прекращения договора могут быть разные: в одностороннем порядке или по соглашению сторон. В будущем это поможет избежать спорных моментов и недопонимания.

Как подписать договор удалённо

Не обязательно подписывать договор с самозанятым лично, это можно сделать удалённо. Для этого есть три способа:

• Подписываете документы и обмениваетесь сканами по электронной почте. В этом случае важно отметить в договоре email-адреса и то, что обе стороны признают юридическую силу сканов наравне с бумажным вариантом.
• Отправляете друг другу бумажные экземпляры по обычной почте.
• Заключаете договор с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). Если вы выбрали такой вариант, это также нужно прописать в договоре. Для подписания подойдёт простая электронная подпись (ПЭП) и неквалифицированная электронная подпись (НЭП).

Какие документы должен предоставлять самозанятый после заключения договора

Есть два основных документа, которые должен предоставить самозанятый. Они будут являться подтверждением выполненных работ или услуг.

• Чеки. Их можно сформировать буквально за пару кликов с телефона или планшета в приложении «Мой налог». Бухгалтеру они необходимы для учёта расходов, исполнителю — для отчёта перед ФНС.
• Акты выполненных работ. Подтверждают, что вы приняли и оплатили работу. Акт нужно составлять по мере выполнения работ. Например, автор пишет статьи для разных разделов блога: сначала заполняет рубрику о кино, потом о моде. После приёмки каждого блока материалов стороны подписывают акт, который подтвердит, что работа принята и оплачена.

Образцы договоров ГПХ с самозанятым на 2025 год

В законодательстве нет утверждённой формы договора с самозанятым, каждая компания составляет его самостоятельно.

Можно взять за основу примерные формы и дописать в них моменты, которые важны для конкретной компании.

• Примерная форма договора подряда с физическим лицом, которое является плательщиком налога на профессиональный доход (самозанятым).
• Примерная форма договора возмездного оказания услуг с физическим лицом, которое является плательщиком налога на профессиональный доход (самозанятым).

Обе формы разработаны в соответствии с Федеральным законом от 28 ноября 2018 г. №422-ФЗ и действительны на март 2025 года.

Вот так выглядит чек, QR-код нужен для проверки его подлинности

Скачать формы договора подряда, оказания услуг, аренды, авторского заказа можно также на сайте самозанятые.рф.

Мы рассказали базовые правила заключения договора с самозанятым. Если всё сделать грамотно, то сотрудничество будет выгодным. Главное — чётко прописать все нюансы, чтобы в перспективе не возникло сложностей с налоговой и можно было быстро разрешить спорные моменты.

Вести бизнес безопасно помогут сервисы для снижения рисков от УБРиР. С их помощью можно проверять надёжность контрагентов, проводить комплексную оценку своего предприятия, страховать бизнес от финансовых потерь.

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»

Подпишитесь на социальные сети «УБРиР для бизнеса»: ВКонтакте и Telegram