Электронная подпись для ИП: зачем она нужна и как её получить

Без электронной подписи индивидуальные предприниматели не могут вести свою деятельность: не получится подписывать договоры онлайн и отправлять цифровые документы в налоговую. Рассказали, для чего ещё нужна электронная подпись ИП, как получить сертификат электронной подписи, а также как она работает.

Содержание:

Что такое электронная подпись и зачем она нужна ИП

Зачем ИП нужна электронная подпись

Как получить электронную подпись для ИП

Часто задаваемые вопросы

Краткие выводы

Что такое электронная подпись

Электронная подпись — это аналог рукописной подписи, который используют при работе с цифровыми документами. В отличие от физической подписи, электронная — это файл или код, который прикрепляют к документу, чтобы подтвердить его подлинность. Электронные подписи могут быть у физлиц, индивидуальных предпринимателей и организаций.

Цифровые подписи бывают нескольких видов:

Простая электронная подпись (ПЭП). Она автоматически появляется у всех, кто регистрируется на портале «Госуслуги», и подтверждает, что документ подписал конкретный человек. С помощью ПЭП физические лица могут получать некоторые государственные услуги. Если сформировать заявление на портале, к нему автоматически добавится простая электронная подпись. Иногда, чтобы подтвердить действие, нужно ввести дополнительный код из СМС.

Усиленная неквалифицированная ЭП (УНЭП). Это цифровой аналог рукописной подписи. У документов, которые подписаны от руки и с помощью УНЭП, одинаковая юридическая сила. Обычно такую подпись используют для внутреннего и кадрового документооборота в компании, например между руководством и подчинёнными.

Усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП, или КЭП). Это ещё один аналог рукописной подписи, который компании и ИП используют для взаимодействия с контрагентами и госорганами, в том числе ФНС.

Все виды электронных подписей перечислены в статье 5 Федерального закона №63-ФЗ.

Закон №63-ФЗ даёт полную информацию об электронной подписи, её видах и областях применения

Для ИП подходит именно квалифицированная электронная подпись, потому что она даёт больше всего возможностей и позволяет получать государственные услуги, вести внутренний и внешний документооборот.

Зачем ИП нужна электронная подпись

Часть своей деятельности индивидуальные предприниматели ведут онлайн — как минимум отправляют документы в государственные органы. Чтобы упростить документооборот, ИП нужна электронная подпись. С её помощью получится:

• Сдавать отчётность в налоговую. На сайте ФНС для ИП доступны электронные услуги, например онлайн-регистрация бизнеса, уплата налогов и пошлин, предоставление отчётности. Электронная цифровая подпись для ИП нужна, чтобы подписывать документы в электронном виде и подавать их в госорган без визита в отделение.
• Участвовать в электронных торгах. ИП может принимать участие почти во всех торгах, кроме закупок для гособоронзаказа и закупок, для которых нужна лицензия ФСБ. По итогам торгов нужно заключить контракт — сделать это без усиленной квалифицированной электронной подписи для ИП не получится.
• Работать с государственными порталами. ИП сможет отправлять документы через Госуслуги, Росреестр и другие площадки.
• Подписывать документы в системе ЭДО. Если у ИП есть партнёры и заказчики, с ними нужно обмениваться договорами и актами. Подписывать их удобнее всего в сервисе ЭДО с помощью электронной подписи.
• Взаимодействовать с системами учёта. Например, если ИП продаёт товары, которые подлежат обязательной маркировке в программе «Честный знак», или продаёт алкоголь, который нужно вносить в ЕГАИС.

Как получить электронную подпись для ИП

Индивидуальные предприниматели могут получить электронную подпись на 12 месяцев. Выпустить электронную подпись для ИП можно двумя способами.

Бесплатно через налоговую. ФНС выдаёт универсальную КЭП, которая подходит для любых документов и участия в торгах. В налоговую можно обратиться при личном визите или дистанционно. Ведомство бесплатно выдаст КЭП. Получение электронной подписи для ИП в налоговой занимает в среднем 15 минут.

Дополнительно нужно купить:

• Токен — устройство для хранения сертификата электронной подписи. Внешне токен выглядит как флешка, которую вставляют в компьютер. Купить его можно в интернет-магазинах, а стоимость начинается от 1500 рублей.
• Лицензию на программу «КриптоПро CSP» или другую подобную. Подписывать документы с помощью КЭП можно только с того компьютера, где установлена такая программа. Если предпринимателю важно иметь доступ к электронной подписи с нескольких устройств, лицензию нужно купить к каждому из них. Стоимость составляет от 1350 рублей в год или от 2700 рублей бессрочно.

Получить электронную подпись в налоговой для ИП можно за четыре шага:

1. Купить токен.
2. Подать заявление на сайте ФНС или при личном визите.
3. Прийти в отделение налоговой, где КЭП запишут на токен и проверят документы предпринимателя.
4. Установить программу «КриптоПро CSP» и купить лицензию.

Система автоматически сформирует заявление и подставит в него данные, указанные в личном кабинете

Платно через удостоверяющий центр. Заказать электронную подпись для ИП можно в удостоверяющем центре (УЦ). Это официально аккредитованные организации, у которых есть лицензия на выдачу ЭП. Всего в России 44 удостоверяющих центра, где можно получить электронную подпись для ИП.

УЦ выдают подписи для разных задач, например только для работы с ЭДО и сдачи отчётности или для участия в торгах. Чем больше задач можно выполнять с помощью КЭП, тем выше её стоимость.

Выпуск электронной подписи для ИП через удостоверяющий центр стоит 4000–7000 рублей. При этом УЦ предоставит токен и лицензию на программу, поможет настроить компьютер и сможет проконсультировать, как пользоваться электронной подписью для ИП.

После окончания срока действия электронной подписи её можно продлить в налоговой или удостоверяющем центре. Некоторые УЦ предлагают бесплатный перевыпуск КЭП.

Часто задаваемые вопросы

Может ли ИП использовать электронную подпись физического лица?

Простая электронная подпись не подойдёт для работы с документами и сдачи отчётности в госорганы. Для ИП лучший вариант — оформить КЭП.

Как сделать электронную подпись для ИП бесплатно?

Бесплатно получить КЭП можно через налоговую. Дополнительно нужно купить токен и лицензию на программу «КриптоПро CSP» или подобную.

Где хранится электронная подпись?

Носитель КЭП — это токен, специальное устройство с кодом. Внешне оно похоже на флешку, но в отличие от них имеет систему защиты по стандартам ФСТЭК и ФСБ. Хранить токен лучше в сейфе.

Что делать, если потерян носитель с ключами?

Обратитесь туда, где выпускали электронную подпись: в налоговую или УЦ. Попросите заблокировать или отозвать сертификат, чтобы им никто не воспользовался. Повторно выпустить КЭП через налоговую можно бесплатно — заплатить придётся только за новый токен.

Где можно получить электронную подпись для ИП и как выбрать надёжный удостоверяющий центр?

Изучите список аккредитованных удостоверяющих центров, узнайте условия и стоимость выпуска электронной подписи. Бесплатно это можно сделать в налоговой.

Как проверить подлинность ЭЦП?

Проверить действие сертификата электронной подписи можно на сайте ФНС в разделе «Сервисы и госуслуги» → «Электронный документооборот» → «Проверка электронной подписи».

Краткие выводы

• Электронная подпись — это аналог рукописной подписи, который позволяет подписывать цифровые документы.
• ЭП бывает простой, усиленной неквалифицированной и усиленной квалифицированной. ИП лучше использовать третий вариант — КЭП.
• КЭП позволяет подписывать документы для госорганов и отправлять отчётность, участвовать в торгах, обмениваться документами с контрагентами, взаимодействовать с системами учёта.
• Получить КЭП можно бесплатно в налоговой или за деньги в одном из удостоверяющих центров.

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»

Подпишитесь на социальные сети «УБРиР для бизнеса»: ВКонтакте и Telegram