Электронные и бумажные трудовые книжки в 2025 году: всё, что нужно знать работодателю и сотруднику

Все работодатели обязаны вести для своих сотрудников электронные трудовые книжки (ЭТК). Это аналог привычного бумажного документа, который позволяет учитывать, запрашивать и хранить информацию в базе данных Социального фонда России (СФР). Электронные трудовые пришли на замену бумажным с 1 января 2020 года. В статье рассказали, как пользоваться ЭТК, какие сведения туда вносить и как происходит ведение электронных трудовых книжек в 2025 году.

Содержание:

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Как помочь сотруднику перейти на электронную трудовую книжку

Где сотруднику посмотреть электронную трудовую книжку

Как вносить сведения и вести электронную трудовую книжку в 2025 году

Штрафы за отсутствие ЭТК

Частые вопросы

Краткие выводы

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

В законодательстве нет понятия «электронная трудовая книжка». Можно подумать, что это точная копия бумажной версии, однако это не так. С 2020 года, когда работодатель хочет сформировать трудовую запись о сотруднике, он передаёт информацию в Социальный фонд России (СФР), где формируется база данных. В любой момент из неё можно сделать выписку и получить сведения о трудовом стаже человека. Эта выписка — и есть ЭТК.

Электронные трудовые в 2025 году действуют наравне с бумажными. Вести их нужно на каждого сотрудника. А вот физические документы уже не обязательны, но есть нюансы:

• Работники, у которых была бумажная трудовая, должны согласиться на ведение электронной. Для этого им нужно написать заявление на имя работодателя в форме, которую установила компания, а руководству — подать данные в Социальный фонд. Людей, которые ещё не перешли на ЭТК, в 2025 году осталось немного. Как правило, это те, кто не работал с 2019 по 2025 год, например, из-за декретного отпуска.
• Сотрудник вправе сохранить бумажную трудовую. В этом случае работодателю предстоит вести оба документа: вручную заполнять документ для работника и при этом передавать данные в Социальный фонд в электронном формате.
• Новые сотрудники, которые впервые поступают на работу в 2025 году, не могут выбирать между бумажными и электронными трудовыми книжками. На них заводят только цифровой вариант.

Если в компанию устраивается новый работник, он может не помнить, подавал ли он заявление на отказ от ведения бумажной трудовой. Это можно узнать несколькими способами:

1. Если на руках у сотрудника бумажная трудовая книжка, проверьте, есть ли там записи об отказе от её ведения.
2. Если трудовой на руках нет, попросите соискателя предоставить справку со сведениями о его трудовой деятельности по форме СТД-СФР. Это и есть выписка из электронной трудовой. В ней будет отражено, нужно ли вести бумажную трудовую.

Преимущества и недостатки ЭТК

Как помочь сотруднику перейти на электронную трудовую книжку

Для оформления трудовой книжки в 2025 году узнайте, есть ли у сотрудника бумажный документ. Если, помимо физической трудовой, никаких документов больше не велось, порядок действий следующий:

1. Узнайте, хочет ли работник продолжать вести бумажный документ. Если нет, он должен написать заявление на отказ от ведения бумажной книжки. Форма заявления законом не установлена — каждый работодатель может утвердить её самостоятельно. Если бумажная версия остаётся, работнику не нужно заполнять заявление, а работодателю предстоит вести два документа.
2. Если работник согласен на переход на электронные трудовые книжки в 2025 году, сделайте пометку о приёме на работу в бумажной трудовой и внесите в неё запись о переходе на электронную книжку.
3. Отдайте сотруднику бумажную трудовую не позднее трёх дней с момента получения заявления о переходе на ЭТК.
4. Начните подавать сведения о работнике в Социальный фонд в электронном виде.

Сотрудникам, которые устраиваются на работу впервые, бумажная трудовая книжка в 2025 году не нужна. Сразу начинайте вести для них электронный вариант, так же как и для работников, которые ранее отказались от физического документа.

Где сотруднику посмотреть электронную трудовую книжку

Получить данные о трудовом стаже из электронной книжки сотрудник может на портале «Госуслуги»: в разделе «Справки и выписки» → «Работа и пенсия» → «Выписка из электронной трудовой».

На главном экране портала «Госуслуги» вверху страницы выбрать «Справки и выписки», в разделе «Работа и пенсия» нажать на пункт «Выписка из электронной трудовой книжки»

При нажатии кнопки «Получить выписку» автоматически сформируется запрос, а результат поступит в течение дня, обычно в течение часа. Готовую выписку можно посмотреть на портале «Госуслуги» в разделе «Заявления» или на сайте Социального фонда России на странице «История обращений».

Электронный документ имеет юридическую силу только в цифровом виде. При самостоятельной печати выписка окажется недействительной. Если она нужна в бумажном виде, сотруднику нужно обратиться в МФЦ: там распечатают документ и заверят его печатью.

Работникам начисляется и другой стаж — страховой. Это периоды, за которые сотрудник будет получать пенсию по старости. Узнать информацию о страховом стаже он также может на Госуслугах. На главной странице нужно выбрать «Пенсии и пособия» → «Пенсия» → «Предоставление зарегистрированному лицу сведений о состоянии индивидуального лицевого счёта в ПФР».

Нужная услуга отобразится первой в разделе «Пенсия»

На странице услуги нужно нажать «Получить выписку». Документ придёт в раздел «Заявления» на портале «Госуслуги» и в личный кабинет на сайте СФР в течение дня. По выписке получится проверить данные о стаже, пенсионных коэффициентах, накоплениях и отчислениях работодателя. А если пенсия уже начислена, можно узнать её размер.

Как вносить сведения и вести электронную трудовую книжку в 2025 году

Когда в штате компании происходят изменения: наём и увольнение, повышения, кадровые перестановки, бухгалтеры должны отправлять в СФР единую форму сведений — ЕФС-1. Первый раздел формы называется «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Он и заменяет бумажную трудовую книжку. При увольнении работодатель обязан выдать сотруднику эту выписку, заверенную печатью.

Какие ещё документы выдают работнику, рассказали в статье «Документы для увольнения сотрудника».

Форму в СФР нужно сдавать по каждому сотруднику, если:

• приняли его на работу;
• уволили;
• перевели на другую должность;
• присвоили квалификацию или новую специальность;
• заключили или расторгли договор ГПХ;
• приостановили или возобновили договор с мобилизованным;
• перевели на дистанционную работу или неполное рабочее время.

Отчёт нужно сдавать не позднее следующего рабочего дня, если приняли сотрудника на работу или уволили его, заключили или расторгли договор ГПХ, приостановили или возобновили договор с мобилизованным. В остальных случаях — до 25-го числа следующего месяца. В статье «Как правильно уволить сотрудника» осветили все аспекты увольнения: от правовых до психологических.

Шаблон формы ЕФС-1 всегда одинаковый. Типовой шаблон и порядок заполнения есть на сайте Социального фонда России. Скачайте документ с шаблоном формы и заполните её — одна форма на одного сотрудника. Сделать это и подать документ в СФР можно в электронном или бумажном виде.

Все коды для заполнения формы можно найти в инструкции к ней на сайте СФР

Штрафы за отсутствие ЭТК

Электронная трудовая книжка — это обязательные сведения, которые нужно подавать в СФР. Если работодатель не перешёл на электронные трудовые книжки в 2025 году, ему грозит штраф:

• для ИП и малых предприятий — до 5000 рублей;
• для средних и крупных компаний — до 50 000 рублей.

Это максимальные цифры. Какой именно будет штраф, решит трудинспектор. Сумма может быть меньше или заменена предупреждением.

За непредоставленный ЕФС-1 также положен штраф. Он составляет от 300 до 500 рублей на ответственного сотрудника.

Частые вопросы

Кто должен заводить электронные трудовые книжки в 2025 году?

Вести электронные трудовые книжки обязаны все работодатели, даже если сотрудники хотят оставить бумажные документы.

Можно ли перейти на электронные трудовые книжки, если ранее велась бумажная?

Да, для этого сотруднику нужно подать заявление на имя работодателя в форме, которую утвердила компания.

Нужна ли трудовая книжка в 2025 году?

В привычном понимании трудовые книжки больше вести не нужно. Их заменили отчёты в СФР по форме ЕФС-1, которые подают работодатели. Сотрудники могут получить выписки из своих трудовых через Госуслуги.

Нужна ли бумажная трудовая книжка в 2025 году?

Нет. Сотрудники могут оставить её по желанию. В этом случае работодатель должен вести обе версии: цифровую и бумажную.

Краткие выводы

• Электронная трудовая книжка в 2025 году — это формат отчёта в Социальный фонд России, который бухгалтеры всех компаний обязаны подавать за своих сотрудников. Это не точная копия бумажной трудовой, а отчёт по установленной форме.
• В 2025 году мало у кого осталась бумажная трудовая. Либо эти сотрудники написали заявление, по которому хотят оставить физический документ, либо делали длительный перерыв в работе. Сотрудники, которые устраиваются на работу впервые, могут получить только электронную трудовую.
• Найти и получить сведения из электронной трудовой книжки можно бесплатно через Госуслуги.
• Чтобы внести изменения в электронную трудовую, нужно подать в Социальный фонд сведения по форме ЕФС-1. Первый раздел формы — это и есть данные, которые формируют трудовой стаж сотрудника.
• Если компания не ведёт электронные трудовые, положен штраф — до 5000 для ИП и малых предприятий и до 50 000 рублей для средних и крупных компаний.

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»

Подпишитесь на социальные сети «УБРиР для бизнеса»: ВКонтакте и Telegram