Как оформлять электронный больничный лист в 2024 году: инструкция для бухгалтера

Сейчас в России используют только электронные больничные листы. Исключение — сотрудники, информация о которых является гостайной, и жители новых территорий. Им больничные могут выдавать как в электронном, так и в бумажном виде. В 2024 году расширился список лиц, которые имеют право на получение пособия, увеличились его минимальный и максимальный размеры. В статье рассказываем о нововведениях 2024 года. Даём пошаговую инструкцию, как бухгалтеру работать с электронными больничными.

Содержание:

Что изменилось в оформлении электронных больничных в 2024 году

Кто может выдать и получить электронный больничный

Порядок взаимодействия работодателя, медицинской организации и СФР при выдаче больничного

Как бухгалтеру работать с больничными в 2024 году: пошаговая инструкция

В чём плюсы перехода на электронные больничные листы

Онлайн-бухгалтерия для малого бизнеса

Выводы

Что изменилось в оформлении электронных больничных в 2024 году

Электронные листы нетрудоспособности (ЭЛН) в России используют с 2022 года. В 2024 году переход на этот вид документооборота завершился окончательно. Вот основные нововведения. 

СФР полностью перешёл на ЭЛН. С 2024 года Социальный фонд России отключил «Шлюз приёма документов», через который можно было подать листок нетрудоспособности и оформить реестры прямых выплат в старом формате. Теперь обмен информацией между работодателем и СФР происходит только через сервисы электронного документооборота. Исключение — реестры с признаком «Перерасчёт» и реестры с признаком «Проживание на территории по 20-ФЗ». 

Сотрудникам, работающим по ГПД, дали право на выплаты по больничным. В 2024 году воспользоваться им смогут те, за кого в 2023 году работодатель уплатил не менее 5652,22 рубля страховых взносов в СФР. 

Порядок расчётов с исполнителем такой же, как и для сотрудников в штате. Если больной одновременно работает и в штате, и по договору, он вправе получить выплаты от каждого из работодателей.

Увеличились суммы МРОТ и лимиты оплаты труда страховыми взносами. С 1 января 2024 года увеличился минимальный размер оплаты труда (МРОТ). Теперь он составляет 19242 рубля. Эту цифру нужно учитывать, если:

• заработок в расчётном периоде отсутствовал или он меньше МРОТ;
• пособие за месяц меньше МРОТ;
• страховой стаж работника составляет менее шести месяцев.

В 2023 году лимит оплаты труда для обложения страховыми взносами увеличили до 1 917 000 рублей. Если доход сотрудника был выше, рассчитывать больничный нужно на основе лимита.

Для расчёта больничных в новых регионах в 2024 году используют период с 30 сентября 2022 года по 31 декабря 2023 года. Максимальный среднедневной заработок составляет 4039,73 рубля. Жителям новых регионов РФ могут продолжать выдавать бумажные больничные листы.

Кто может выдать и получить электронный больничный

ЭЛН выдают в организациях с лицензиями на медицинскую деятельность. Листок нетрудоспособности может открыть врач любой специализации, кроме врача скорой помощи: 

• лечащий врач; 
• фельдшер; 
• стоматолог.

Получить больничный может гражданин, застрахованный по обязательному соцстрахованию: 

• гражданин России; 
• иностранец и лицо без гражданства, постоянно или временно проживающее в РФ; 
• иностранец и лицо без гражданства в период временного пребывания в РФ. 

Порядок взаимодействия работодателя, медицинской организации и СФР при выдаче больничного

Действия каждого участника процесса от момента обращения больного к врачу до получения сотрудником выплат за больничный прописаны в федеральном законе №126-ФЗ. Они выглядят следующим образом:

1. Медицинская организация открывает больничный лист в специальном модуле системы СФР «Соцстрах» при первом обращении пациента. СФР моментально видит информацию об открытии больничного. 
2. СФР автоматически находит в своей базе сведения о работодателе заболевшего и информирует его об открытии ЭЛН сотрудником. 
3. После закрытия больничного СФР уведомляет об этом работодателя и отправляет ему предзаполненные сведения, на основании которых будет выплачено пособие.
4. Работодателю необходимо подтвердить, изменить или дополнить поступившие данные и отправить эти сведения в СФР в срок до трёх рабочих дней. 
5. Работодатель проводит оплату сотруднику первых трёх дней больничного.
6. СФР перечисляет оплату за остальные дни больничного, начиная с четвёртого, и сообщает об этом сотруднику и работодателю.

Порядок взаимодействия участников ЭДО при открытии, закрытии ЭЛН и выплате больничного

Информация об открытии, продлении и закрытии ЭЛН поступает работнику в личный кабинет на портале «Госуслуги». Работодатель получает её в системе ЭДО в виде сообщения от СФР. Также эти данные можно отслеживать в ЕИИС «Соцстрах».

У работодателя есть три рабочих дня, чтобы подать в СФР «Сведения о застрахованном лице» (Приказ ФСС от 08.04.2022 №119), при трудоустройстве нового сотрудника, а также в том случае, если изменились персональные данные уже работающего. Если из-за неточных сведений работодателя СФР заплатит работнику больше, чем положено, в соответствии с федеральным законом №255-ФЗ от 29.12.2006 работодателю грозит штраф до 5000 рублей и возмещение СФР излишне уплаченных средств.

Как бухгалтеру работать с больничными в 2024 году: пошаговая инструкция

Работа с ЭЛН в любой организации вне зависимости от сферы деятельности включает четыре последовательных этапа. Рассказываем, что нужно сделать бухгалтеру на каждом из них.

Шаг 1. Настройте доступ к ЭДО

Работодатель обязан иметь доступ к системе электронного документооборота СФР — ЕИИС «Соцстрах». Как только работник откроет больничный, данные об этом поступят в систему.

Есть несколько способов организовать такой доступ. 

Через сервис «Социальный ЭДО», он встроен во все программы бухучёта. СЭДО разработан СФР и предназначен только для взаимодействия между ним, работодателем и медицинским учреждением.

В личном кабинете страхователя на портале СФР. Для этого нужно зарегистрировать компанию на Госуслугах. В этом случае обмен данными будет только с СФР.

Через оператора ЭДО. Операторы ЭДО — компании, которые предлагают программное обеспечение для ведения документооборота в электронном виде. Возможность работы с ЭЛН — это лишь одна из пакета функций, которые выполняют сервисы ЭДО.

Например, в сервисе СБИС, с которым работает УБРиР, максимально удобно оформлять и направлять отчётность в СФР. Программа автоматически подтянет занесённые в базу данные. Напомнит о том, что необходимо обновить сведения или ответить на запрос СФР. В ней оперативно можно отслеживать открытие больничных сотрудниками, продление, закрытие.

Шаг 2. Ответьте на запрос СФР в срок до трёх рабочих дней

СФР иногда уточняет у работодателя некоторые сведения. Например, о стаже, заработке за прошедшие два года, окладе, тарифной ставке, районном коэффициенте. Для этого он направляет работодателю официальный запрос через ЭДО. У работодателя есть три рабочих дня, чтобы ответить. 

Шаг 3. Обработайте предзаполненные сведения от СФР

После закрытия больничного листа СФР сам рассчитывает и выплачивает пособие на основе информации из формы «Сведения о застрахованном лице».

Чтобы проверить правильность внесённых данных, СФР направляет работодателю предзаполненные сведения для выплаты больничного. Работодатель в срок до трёх рабочих дней должен подтвердить или исправить эти данные.

Шаг 4. Оплатите первые три дня больничного

Первые три дня больничного оплачивает работодатель. Так как законом сроки таких выплат не установлены для организаций, удобно оформить их локальными актами. Последующие дни больничного оплачивает СФР. По закону выплаты производятся в срок до десяти рабочих дней с момента получения необходимых сведений.

Процесс начисления выплат по больничным и взаимодействия с СФР максимально автоматизирован

В чём плюсы перехода на ЭЛН

ЭЛН невозможно фальсифицировать. Одной из главных причин перехода на электронный документооборот были частые злоупотребления. Теперь весь процесс от открытия больничного листа до получения работником выплат максимально прозрачен.

С ЭЛН удобнее работать, чем с бумажными. Работник не боится потерять или испортить больничный. Медицинское учреждение, СФР и работодатель не тратят ресурсы на организацию хранения бумажных больничных.

Время на открытие, обработку и закрытие больничного сокращается. Процессы заполнения, корректировки и передачи больничных от медицинской организации к работодателю и СФР максимально автоматизированы. Благодаря этому сотрудники не тратят время на то, чтобы перенести информацию с бумажного носителя в программу.

Меньше ошибок при заполнении и передаче информации. Бухгалтеру организации и сотруднику СФР не нужно вручную переносить информацию и номер документа с бумаги в компьютерные базы. Благодаря этому снижается вероятность технических ошибок при многократном вводе данных.

Онлайн-бухгалтерия для малого бизнеса

Онлайн-бухгалтерия помогает в автоматизации большинства бухгалтерских задач:

• подготовке «Сведений о застрахованном лице», 
• отслеживании данных об открытых больничных, 
• корректировке ЭЛН, полученных от СФР, 
• подготовке ответов на запросы СФР,
• начислении выплат за первые три дня больничного.

Сервис «Социальный ЭДО», через который происходит электронный документооборот с СФР, встроен во все бухгалтерские программы. С какой конкретно работать — зависит от особенностей задач конкретной организации.

Выводы 

Использование ЭЛН гораздо удобнее для всех участников процесса, чем работа с бумажными аналогами. В 2024 году любая бухгалтерская программа позволяет настроить обмен данными с СФР, отслеживать информацию об открытых сотрудниками больничных и оперативно обрабатывать поступающие данные для начисления выплат.

Важные изменения 2024 года: 

• право на больничный получили сотрудники, нанятые по ГПД; 
• увеличились минимальный и максимальный размеры выплат; 
• работодатель несёт ответственность за корректность данных, направленных в СФР, и должен компенсировать СФР излишне уплаченные работнику средства.

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»