Как оформить электронный больничный лист в 2025 году: инструкция для бухгалтера

Уже несколько лет в России действуют только электронные больничные листы. Бумажные больничные могут выдавать только сотрудникам, информация о которых является гостайной, а также жителям новых территорий. По новым правилам сотрудник не обязан предоставлять работодателю листок нетрудоспособности (ЭЛН). Все действия по оформлению, расчёту пособия и закрытию больничного происходят в электронной системе.

В статье рассказали о том, какие ещё изменения появились в 2025 году. Дали пошаговую инструкцию, как бухгалтеру работать с электронными больничными.

Содержание:

Как работает электронный больничный

Что изменилось в оформлении электронных больничных в 2025 году

Кто может выдать и получить электронный больничный

Как бухгалтеру работать с больничными в 2025 году: пошаговая инструкция

В чём плюсы перехода на ЭЛН

Онлайн-бухгалтерия для малого бизнеса

Выводы

Как работает электронный больничный

Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) — это официальный больничный лист, который подтверждает временную нетрудоспособность сотрудника. От бумажного он отличается тем, что его заполняют и хранят в электронном виде, а для работы с ним необходимы специальные программы.

Порядок взаимодействия работодателя, медицинской организации и СФР при выдаче больничного

Вот как происходит работа с электронным больничным листом:

1. Если сотрудник заболел, он обращается в медицинское учреждение, в котором ему открывают больничный лист.
2. Врач оформляет ЭЛН на первом приёме. В системе СФР он заполняет следующие данные: Ф. И. О. и дату рождения сотрудника, код нетрудоспособности. Также врач указывает название медучреждения, свои Ф. И. О. и специализацию. Затем заверяет ЭЛН квалифицированной электронной подписью.
3. СФР направляет сведения об открытом ЭЛН работодателю и запрашивает у него информацию о застрахованном сотруднике. Когда больничный будет закрыт, СФР также уведомит об этом работодателя и направит ему предзаполненный документ для уточнения данных.
4. Работнику все данные по электронному больничному листу приходят на Госуслуги.
5. Работодатель выплачивает работнику пособие за три первых дня больничного в период перечисления аванса или зарплаты.
6. Социальный фонд России рассчитывает и выплачивает пособие по ЭЛН за оставшиеся дни больничного. Выплаты по больничному должны поступить сотруднику не позднее 10 рабочих дней со дня получения от работодателя уточнённого ЭЛН.

Порядок взаимодействия участников ЭДО при открытии, закрытии ЭЛН и выплате больничного

Что изменилось в оформлении электронных больничных в 2025 году

Электронные листы нетрудоспособности в России используют с 2022 года. В 2025 году переход на этот вид документооборота завершился окончательно. Вот основные нововведения.

СФР полностью перешёл на ЭЛН. В 2025 году обмен информацией между работодателем и СФР происходит только через сервисы электронного документооборота. Исключение — реестры с признаком «Перерасчёт» и реестры с признаком «Проживание на территории по 20-ФЗ».

Сотрудникам, работающим по ГПД, дали право на выплаты по больничным. Однако есть условие: если в предыдущем году за них были уплачены взносы в размере не менее стоимости страхового года.

Например, у исполнителя по ГПД есть право на получение пособия в 2025 году, если в 2024 году за него были уплачены взносы, приходящиеся на страхование на случай временной нетрудоспособности и материнства, в размере не менее 6696,22 рубля.

Порядок расчётов с исполнителем такой же, как и для сотрудников в штате. Если больной одновременно работает и в штате, и по договору, он вправе получить выплаты от каждого из работодателей.

Увеличились суммы МРОТ и лимиты оплаты труда страховыми взносами. С 1 января 2025 года увеличился минимальный размер оплаты труда (МРОТ). Теперь он составляет 22 440 рублей. Эту цифру нужно учитывать, если:

• заработок в расчётном периоде отсутствовал или он меньше МРОТ;
• пособие за месяц меньше МРОТ;
• страховой стаж работника составляет менее шести месяцев.

В 2025 году лимит оплаты труда для обложения страховыми взносами увеличили до 2 759 000 рублей. Если доход сотрудника был выше, рассчитывать больничный нужно на основе лимита.

Для расчёта больничных в 2025 году используют период с 1 января 2023 года по 31 декабря 2024 года. В 2025 году среднедневной заработок не может быть меньше 737,75 рубля, а максимальный составляет 5673,97 рубля.

Нужен отчёт о застрахованных лицах. Чтобы оперативно рассчитать и произвести выплату, Социальный фонд России заранее собирает у работодателей сведения о сотрудниках по форме, утверждённой Приказом СФР от 22.04.2024 №643. Форма содержит персональные данные застрахованных сотрудников и реквизиты для перечисления им пособий.

Образец формы сведений о застрахованном лице для СФР

Сокращён срок отправки сведений в СФР. В течение трёх рабочих дней после запроса СФР работодатель должен отправить в Фонд сведения о сотрудниках для выплаты им пособия по нетрудоспособности.

Возмещение излишней выплаты пособия. СФР вправе требовать возмещения излишне выплаченных средств, если это произошло из-за недостоверных сведений. Выплачивать возмещение будет тот, кто предоставил такие сведения: работодатель, медицинское учреждение или сотрудник (пп. 6.1 п. 2 ст. 4.1 Закона №255-ФЗ).

Изменение сроков выдачи больничных. С сентября 2025 года Минздрав планирует ввести новые правила, которые регулируют срок выдачи больничных листов. Они будут касаться сотрудников, которые в течение шести месяцев брали больничный четыре раза. На пятый раз ему выдадут листок нетрудоспособности только на три дня. Продлить его он сможет по решению врачебной комиссии.

Эти правила не коснутся работников, которые:

• находятся на медицинской реабилитации;
• ухаживают за больным родственником;
• болеют социально значимыми заболеваниями (онкология, туберкулёз, гепатит) и нуждаются в заместительной почечной терапии.

Кто может выдать и получить электронный больничный

ЭЛН имеют право выдать организации, у которых есть лицензия на медицинскую деятельность (Приказ Минздрава от 23.11.2021 №1089н). Открыть электронный больничный лист может врач любой специализации, кроме врача скорой помощи:

• лечащий врач;
• фельдшер;
• стоматолог.

Получить больничный может гражданин, застрахованный по обязательному соцстрахованию:

• гражданин России;
• иностранец и лицо без гражданства, постоянно или временно проживающее в РФ;
• иностранец и лицо без гражданства в период временного пребывания в РФ.

Работники могут отслеживать информацию об ЭЛН на портале госуслуг или в личном кабинете на сайте Социального фонда России.

Как бухгалтеру работать с больничными в 2025 году: пошаговая инструкция

Работа с ЭЛН в любой организации вне зависимости от сферы деятельности включает четыре последовательных этапа. Рассказываем, что нужно сделать бухгалтеру на каждом из них.

Шаг 1. Настройте доступ к ЭДО

Работодатель обязан иметь доступ к системе электронного документооборота СФР — ЕИИС «Соцстрах». Как только работник откроет больничный, данные об этом поступят в систему.

Есть несколько способов организовать такой доступ.

Через сервис «Социальный ЭДО», он встроен во все программы бухучёта. СЭДО разработан СФР и предназначен только для взаимодействия между ним, работодателем и медицинским учреждением.

Для этого нужно зарегистрировать компанию на Госуслугах. В этом случае обмен данными будет только с СФР.

Через оператора ЭДО. Операторы ЭДО — компании, которые предлагают программное обеспечение для ведения документооборота в электронном виде. Возможность работы с ЭЛН — это лишь одна из функций, которые выполняют сервисы ЭДО.

Например, в сервисе СБИС, с которым работает УБРиР, максимально удобно оформлять и направлять отчётность в СФР. Программа автоматически подтянет занесённые в базу данные, а также напомнит о том, что необходимо обновить сведения или ответить на запрос СФР. В ней можно оперативно отслеживать открытие, продление или закрытие больничных сотрудниками.

Шаг 2. Ответьте на запрос СФР в срок до трёх рабочих дней

СФР может запросить у работодателя некоторые сведения. Например, о стаже, заработке за прошедшие два года, окладе, тарифной ставке, районном коэффициенте. Для этого Фонд направляет работодателю официальный запрос через ЭДО. Работодатель должен предоставить необходимые сведения в течение трёх рабочих дней.

Шаг 3. Обработайте предзаполненные сведения от СФР

После закрытия больничного листа СФР сам рассчитывает и выплачивает пособие на основе информации из формы «Сведения о застрахованном лице».

Чтобы проверить правильность внесённых данных, СФР направляет работодателю предзаполненные сведения для выплаты больничного. Работодатель в срок до трёх рабочих дней должен подтвердить или уточнить эти данные.

Шаг 4. Оплатите первые три дня больничного

Первые три дня больничного оплачивает работодатель. Такие выплаты можно оформить локальными актами. Последующие дни больничного оплачивает СФР. По Федеральному закону от 29.12.2006 №255-ФЗ выплаты производятся в срок до десяти рабочих дней с момента получения необходимых сведений.

В чём плюсы перехода на ЭЛН

Электронный больничный экономит время и упрощает работу врачам, работодателям и сотрудникам Социального фонда РФ. Для работника ЭЛН тоже удобен: сотрудник может легко узнать, какие выплаты он получит от СФР за дни болезни.

ЭЛН невозможно фальсифицировать. Одной из главных причин перехода на электронный документооборот были частые злоупотребления. Теперь весь процесс — от открытия больничного листа до получения работником выплат — максимально прозрачен.

С ЭЛН удобно работать. Работник может не бояться потерять или испортить больничный. А медицинское учреждение, СФР и работодатель не тратят ресурсы на организацию хранения бумажных больничных.

Сокращается время на оформление. Процессы заполнения, корректировки и передачи больничных от медицинской организации к работодателю и СФР максимально автоматизированы. Благодаря этому сотрудники медицинских учреждений и СФР не тратят время на то, чтобы перенести информацию с бумажного носителя в программу.

Меньше ошибок при заполнении и передаче информации. Бухгалтеру организации и сотруднику СФР не нужно вручную переносить информацию и номер документа с бумаги в компьютерные базы. Благодаря этому снижается вероятность технических ошибок при многократном вводе данных.

Онлайн-бухгалтерия для малого бизнеса

Онлайн-бухгалтерия помогает в автоматизации большинства бухгалтерских задач:

• подготовке «Сведений о застрахованном лице»;
• отслеживании данных об открытых больничных;
• корректировке ЭЛН, полученных от СФР;
• подготовке ответов на запросы СФР;
• начислении выплат за первые три дня больничного.

Сервис «Социальный ЭДО», через который происходит электронный документооборот с СФР, встроен во все бухгалтерские программы. С какой конкретно работать — зависит от особенностей задач конкретной организации.

Например, можно подключить сервисы с ЭДО СБИС или 1С:Директ банка УБРиР. В интернет-бухгалтерии СБИС удобно вести учёт и формировать отчётность. А в 1С:Директ можно быстро обмениваться электронными документами с банком.

Выводы

Использование ЭЛН гораздо удобнее для всех участников процесса, чем работа с бумажными аналогами. В 2025 году любая бухгалтерская программа позволяет настроить обмен данными с СФР, отслеживать информацию об открытых сотрудниками больничных и оперативно обрабатывать поступающие данные для начисления выплат.

Важные изменения 2025 года:

• право на больничный получили сотрудники, нанятые по ГПД;
• увеличились минимальный и максимальный размеры выплат;
• изменились правила предоставления ЭЛН: если сотрудник в течение шести месяцев брал больничный четыре раза, на пятый раз ему откроют ЭЛН только на три дня, а затем направят на врачебную комиссию;
• если СФР выплатил сотруднику излишние средства из-за неверно представленных сведений, виновный должен будет компенсировать их Фонду.

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»

Подпишитесь на социальные сети «УБРиР для бизнеса»: ВКонтакте и Telegram