От выбранного города зависят предложения банка.
От выбранного города зависят предложения банка.
Инвентаризация: что это такое и как её провести
Благодаря инвентаризации руководитель точно знает, какими ресурсами располагает его компания, но проверка не всегда проходит легко. Когда объектов много или используются сложные методы подсчёта, инвентаризация занимает много времени и сил. К тому же можно допустить ошибку при взвешивании или измерении объектов, и это исказит результаты проверки.
В статье расскажем, что такое инвентаризация, когда её нужно проводить, какие бывают виды проверки и как они отличаются в разных сферах деятельности.
Содержание:
Когда нужно проводить инвентаризацию
Виды инвентаризаций и особенности в различных сферах
Пошаговая инструкция по проведению
Документирование процесса инвентаризации
Оптимизация процесса инвентаризации
Что такое инвентаризация
Инвентаризация — проверка и учёт всех материальных ценностей, которыми владеет компания. Регулярная инвентаризация помогает найти нехватку или избыток товаров, сырья, оборудования и денежных средств, исправить ошибки в учёте и контролировать количество имущества.
Компании должны проводить инвентаризацию в соответствии с законом, в то время как ИП могут делать это по своему усмотрению.
Проверка и анализ результатов инвентаризации помогают руководителю принять правильные управленческие решения
Когда нужно проводить инвентаризацию
Инвентаризацию проводят в следующих случаях:
- Перед подготовкой годового отчёта. Инвентаризация нужна, чтобы уточнить стоимость активов и долгов в бухгалтерских документах. Это поможет исправить ошибки в финансовых отчётах и сделать их достоверными.
- При смене материально ответственных сотрудников. Например, когда на складе меняется кладовщик, новый сотрудник сможет принять товар, а старый — отчитаться за него. Благодаря инвентаризации руководство знает, какое имущество есть на складе и в каком оно состоянии, и может передать его новому сотруднику без потерь.
- При выявлении случаев кражи или повреждения имущества. Инвентаризация поможет оценить ущерб и понять, как его возместить. Регулярно проверяя наличие товаров, можно оценить, насколько серьёзный ущерб наносят кражи, и принять меры, чтобы уменьшить потери.
- После происшествий чрезвычайного характера (например, пожар или наводнение). Чрезвычайные происшествия могут повредить или уничтожить имущество организации. В такой ситуации нужно провести инвентаризацию, чтобы оценить размер ущерба и решить, стоит ли восстанавливать имущество или необходимо списать его.
Виды инвентаризаций и особенности в различных сферах
В зависимости от сферы деятельности компании есть различные виды инвентаризаций:
- Плановая. Проводится раз в год, чтобы найти разницу между тем, сколько реально есть имущества и материалов, и тем, сколько записано в бухгалтерских документах.
- Внеплановая. Проводится в особых случаях: при смене материально ответственных сотрудников, после кражи или порчи имущества, природных катастроф, при реструктуризации или закрытии компании.
- Повторная. Нужна, если есть сомнения в точности предыдущей проверки.
- Контрольная. Проводится без предупреждения, чтобы оценить, насколько эффективно работает система контроля за сохранностью активов.
проверке оборудования, инструментов и расходных материалов.
Пошаговая инструкция по проведению
Чтобы инвентаризация прошла успешно и результативно, нужно разработать её пошаговый план:
- Подготовка. Перед началом инвентаризации нужно определить её цели и сроки, сформировать комиссию для проведения проверки, издать приказ о проведении проверки.
- Пересчёт. Комиссия проверяет фактическое количество товаров, материалов, оборудования и других активов. Руководитель получает точные данные о состоянии имущества организации.
- Сравнение. Полученные данные сравниваются с учётными записями. Так становится понятно, каких активов не хватает, а каких — избыток.
- Оформление документов. По результатам проверки составляют описи и ведомости. Эти документы содержат информацию о фактическом количестве активов и их соответствии учётным записям.
- Анализ результатов. Сравнивая данные, обнаруживают различия и выясняют их причины. Это даёт возможность определить, как исправить ситуацию.
- Принятие мер. После изучения результатов принимают меры, чтобы исправить проблемы. Например, вносят исправления в документы, признают, что какие-то вещи пропали, или требуют возместить ущерб тех, кто за это отвечает.
Порядок проверки может отличаться в зависимости от того, чем занимается компания. Например, в IT-компании инвентаризацию могут проводить так: считают лицензии на ПО, проверяют количество пользователей, оценивают эффективность использования ресурсов. В таком случае физическое состояние оборудования могут не проверять, потому что для большинства IT-компаний важнее следить за виртуальными активами.
Каждый этап плана важен для точного учёта и контроля активов
Документирование процесса инвентаризации
Во время проведения инвентаризации заполняют несколько документов. Они подтверждают, что всё имущество организации находится на месте и соответствует бухгалтерскому учёту.
Основные документы:
- Приказ о проведении инвентаризации. Здесь указаны цели и задачи проверки, состав комиссии, сроки проведения и список имущества, которое будут проверять.
- Описи. В этих документах записывают результаты проверки имущества. Их составляют для каждого вида имущества отдельно и подписывают все члены комиссии.
- Акт о результатах инвентаризации. В нём указано, сколько всего у компании имущества и долгов на момент проверки. Также в акте могут быть перечислены случаи, когда имущества или денег оказалось больше или меньше, чем ожидалось по документам. Акт помогает понять общую картину состояния имущества и долгов организации.
- Сличительная ведомость. Сравнивается реальное количество имущества с данными в документах бухгалтерии. Он помогает найти случаи, когда имущества оказалось больше или меньше, чем ожидалось, или когда произошла путаница с разными видами одного и того же товара.
Контроль и анализ результатов
После проверки следует изучить её результаты. Для этого сравнивают данные, полученные в процессе инвентаризации, с данными бухгалтерского учёта.
По итогам принимаются решения о корректировке данных бухгалтерского учёта, списании недостачи, взыскании ущерба с виновных лиц и другие необходимые меры.
Такой метод позволяет гарантировать точность данных бухгалтерского учёта.
Оптимизация процесса инвентаризации
Чтобы инвентаризация проходила эффективнее, можно сделать следующее:
- Организуйте регулярный учёт товаров. Например, в магазинах и на складах, где активно продают товары, инвентаризацию нужно проводить раз в месяц. Это помогает следить за работой сотрудников, вовремя находить бракованные товары и проверять, правильно ли ведётся учёт товаров.
- Соблюдайте формальности: определите сроки проверки, назначьте комиссию, издайте приказ о проведении инвентаризации.
- Оптимизируйте процесс: внедрите систему учёта с использованием сканеров штрихкодов, чтобы минимизировать ошибки и ускорить работу.
- Обучите сотрудников. Это поможет им лучше выполнять задачи и уменьшит количество ошибок.
- Отслеживайте результаты и анализируйте данные. Так вы сможете быстрее находить причины потерь и предотвращать их в будущем.
Инвентаризация важна для правильного управления ресурсами компании и точного отражения информации в финансовых отчётах. Она позволяет оценить имущество компании и вовремя обнаружить проблемы с его сохранностью или учётом.
Если проводить инвентаризацию регулярно, это укрепит финансовое положение компании, снизит риски и повысит общую эффективность её работы.
Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»
Подпишитесь на социальные сети «УБРиР для бизнеса»: Telegram и ВКонтакте
- Вконтакте
- Онлайн Чат
- Заказать Звонок