Как работать с самозанятыми и ничего не нарушать

Работать с самозанятыми удобно: не нужно платить НДФЛ, отчислять взносы и выделять рабочее место. Но иногда это приносит больше хлопот, чем выгод: нужно постоянно проверять, не изменил ли самозанятый статус и прислал ли чек, подтверждающий его работу. Расскажем подробнее о выгоде и рисках сотрудничества с самозанятыми, а также о том, на что обращать внимание, чтобы работа была продуктивной.

Содержание:

Кто такой самозанятый

Почему организациям выгодно работать с самозанятыми

На что обращать внимание при работе с самозанятыми

Что делать, если самозанятый потерял свой статус

Итог

Кто такой самозанятый

Самозанятый — это человек, который работает сам на себя и уплачивает налог со своего дохода. Его деятельность контролируется ФЗ №422 от 27.11.2018. Самозанятый является физическим лицом, ведущим предпринимательскую деятельность, поэтому для него предусмотрена своя система налогообложения. На 2024 год налог для самозанятых (налог на профессиональный доход, или НПД) составляет 4 или 6% с дохода в зависимости от того, кто является заказчиком — физическое, юридическое лицо или ИП.

Стать самозанятым может любой гражданин РФ, а также граждане ряда других стран, имеющие право на работу на территории РФ. Сферы деятельности самозанятых могут быть разными: услуги красоты, ремонт, строительство, консультирование, продажа товаров и многое другое, однако, согласно ст.4 ФЗ №422, всё же есть ряд ограничений. Например, самозанятые не могут перепродавать товары, продавать акцизные товары и полезные ископаемые и так далее.

Также важно, чтобы годовой доход самозанятого не превышал установленные лимиты (на 2024 год это 2,4 млн рублей), иначе ему следует регистрировать ИП или создавать ООО и переходить на другую систему налогообложения.

Почему организациям выгодно работать с самозанятыми

Работа с самозанятыми для компаний имеет ряд преимуществ:

• Экономия ресурсов компании. Организация не предоставляет самозанятому рабочее место, не оплачивает НДФЛ, больничные, отпуска, льготы и премии.
• Меньше бюрократии. С самозанятым возможна проектная работа, то есть можно привлекать специалиста только по необходимости, без трудовых обязательств перед ним. Не нужно составлять трудовые договоры, вести отчётность рабочего времени и другие документы по выплатам отпусков и больничных.
• Больше экспертизы и разнообразия. Для разных проектов могут быть привлечены специалисты с разной экспертизой, наиболее подходящей под конкретную задачу. Также компания не ограничена территориально: возможно привлечение специалистов из любого региона в условиях удалённой работы, что позволяет найти лучшего исполнителя.
• Возможность гибкого сотрудничества. При работе с самозанятыми организации могут легко сокращать или расширять команду в зависимости от интересов компании.

На что обращать внимание при работе с самозанятыми

При всех выгодах сотрудничества с самозанятыми стоит помнить о правилах безопасности, иначе компания может потерять деньги. Расскажем, какие меры стоит принять, чтобы свести риски к минимуму.

Выясните статус: убедитесь, что самозанятый таковым является

Как проверить: можно запросить справку, подтверждающую статус. Она формируется в приложении, в котором самозанятый платит налог, например «Мой налог». Так выглядит справка из приложения «Мой налог».

Можно подстраховаться и проверить статус самозанятого и перед платежом с помощью ИНН на сайте налоговой.

Проверка важна: самозанятый в один клик может сняться с учёта и стать физлицом, а если вы переведёте деньги физлицу, вам надо будет заплатить налоги. Об этом можно даже не узнать, если самозанятый умолчит, но будет неприятно, когда в конце года окажется, что не все налоги уплачены.

Проверка любых контрагентов перед началом работы — базовое правило безопасности. Для удобства и экономии ресурса можно подключить пакет услуг «Светофор» от УБРиР. Сервис оценит риски взаимодействия с контрагентом и подскажет, стоит ли заключать договор.

Заключите договор

Это обычный гражданско-правовой договор между заказчиком и исполнителем, который регулирует их отношения. Важно, что эти отношения не должны даже отдалённо напоминать трудовые — например, нельзя указывать, в какое время сотрудник должен работать, требовать приезжать в офис и соблюдать должностную инструкцию.

Что прописать в договоре:

• чётко указать задание, результат и срок, в который должна быть выполнена работа;
• обязать самозанятого присылать вовремя закрывающие документы, сообщать, если его статус изменился, и оплачивать убытки компании в случае нарушения этого пункта;
• указать ответственность самозанятого за подделку и несогласованное аннулирование чека, в том числе финансовую.

Следует помнить, что согласно ст. 6 ФЗ №422 от 27.11.2018, компания не может заключать договоры с бывшими сотрудниками на условиях самозанятости, если прошло меньше двух лет с момента их увольнения. Иначе у налоговой возникнут подозрения, что работодатель просто переквалифицировал сотрудников в самозанятого с целью экономии.

Письменный договор защищает интересы компании

Возможен ли устный договор?

Согласно ст. 161 ГК РФ, сделки между физическим и юридическим лицами должны совершаться в простой письменной форме.

Однако устный договор всё же возможен, когда он заключается во исполнение условий ранее заключённого письменного договора или когда исполнение договора происходит непосредственно в момент его заключения. Например, если юридическое лицо устно договаривается о покупке товаров и товары передаются или оплачиваются сразу же, такой договор является исполненным в момент заключения.

Некоторые организации, видя в законодательстве возможности для устной сделки, пренебрегают составлением письменного договора. Здесь стоит помнить, что только письменный договор будет непреложным доказательством условий соглашения. Если вы письменно зафиксируете права и обязанности обеих сторон, сроки и оплату услуг, то в спорных ситуациях сможете защитить свои интересы.

Если вы заключили устный договор, то доказать его силу возможно при наличии свидетельских показаний, переписки, записи разговоров, что, конечно, гораздо сложнее.

Договоры можно оформить с помощью сервиса «Бизнес-юрист» от УБРиР. Помимо готового конструктора документов, сервис предоставляет безлимитные юридические консультации по важным предпринимательским вопросам.

Требуйте чек в подтверждение работы и оплаты

Главное подтверждение работы от самозанятого — чек. Самозанятый формирует его после выполнения работы в своём приложении и отправляет заказчику.

Для работодателя чек — единственный документ для отчёта перед налоговой об оплатах и выполненных работах. При получении чека проверьте, что в нём указаны верные данные: правильное название организации или ИП, корректный ИНН заказчика, Ф. И. О. и ИНН самозанятого, описание и стоимость услуги.

Также во избежание проблем с налоговой проверьте чек на подлинность. Сделать это очень легко: на каждом чеке есть QR-код, на который можно навести камеру и просмотреть оригинал на сайте налоговой. Если страница не откроется, значит, чек никогда не существовал либо аннулирован. Для самозанятого беспричинное аннулирование чека грозит штрафами, а для организации это чревато бюрократической нагрузкой, уплатой НДФЛ и страховых взносов. Чек может быть аннулирован самозанятым только в случае ошибки заполнения данных либо при возврате средств заказчику.

Если вы обнаружили, что чек аннулирован или подделан, обратитесь к исполнителю с требованием оформить чек задним числом — такая возможность предусмотрена в приложении «Мой налог». В случае отказа подавайте жалобу на сайте ФНС или в отделении налоговой инспекции.

С каждой выплаты исполнитель должен предоставить корректный чек

Что делать, если самозанятый потерял свой статус

Самозанятый в любой момент добровольно или принудительно может сменить свой статус, никого не предупредив. Например, его годовой доход превысит установленный лимит в 2,4 млн рублей или его лишат статуса за перепродажу товаров, наём сотрудников и так далее.

Если компания продолжает сотрудничество с таким самозанятым, она понесёт убытки. Дело в том, что в случае перевода денег физическому лицу компания квалифицируется как налоговый агент и, согласно ст. 226 и 230 НК РФ, берёт на себя ряд обязательств. Это выплата 13% НДФЛ с вознаграждения, перечисленного физлицу, утратившему статус самозанятого, а также 15–30% страховых взносов. Если не уплатить налоги самостоятельно, это обяжет сделать налоговая инспекция, а также назначит штраф. Кроме того, при работе с физическим лицом компании придётся подготовить разные виды отчётности о сотрудничестве: ЕФС-1, 6-НДФЛ, РСВ.

Чтобы не сталкиваться с этими проблемами, периодически проверяйте статус исполнителя. Также не забудьте прописать в договоре, что исполнитель должен передавать заказчику информацию об изменении своего статуса, а также обязуется выплатить неустойку, равную сумме расходов, которые понесёт компания.

Итог

Наём самозанятых сотрудников — это выгодное и прогрессивное решение для бизнеса, если не забывать о мерах безопасности:

• Не работайте с бывшими сотрудниками, если не прошло более двух лет с момента увольнения.
• Запрашивайте подтверждение статуса самозанятого, лучше с началом каждого проекта.
• Заключайте письменный договор, где будут чётко указаны задача и сроки выполнения.
• Пропишите в договоре ответственность исполнителя уведомлять об изменении статуса самозанятости.
• Всегда просите чек после оплаты и проверяйте его подлинность.
• Укажите в договоре, что за аннулирование чека исполнитель будет обязан покрыть убытки компании.

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»

Подпишитесь на социальные сети «УБРиР для бизнеса»: Telegram и ВКонтакте