Бизнес-карта — эффективный инструмент управления финансами

Бизнес-карта — это не просто банковская карта, которая привязана к счёту компании или ИП. Это эффективный инструмент для управления финансами. Рассказываем, какие потребности бизнеса можно закрыть с помощью корпоративной карты и как правильно ею пользоваться.

Корпоративная карта под разные потребности бизнеса

Корпоративная карта открывает клиенту банка круглосуточный доступ к финансам бизнеса и делает оплату нужд предприятия оперативной и удобной.

Виды бизнес-карт можно выделить по трём критериям.

По типу средств бизнес-карты бывают:

Дебетовые. Это наиболее распространённый вид бизнес-карты, когда предприниматель и компания расходуют собственные средства.

Кредитные. Банк открывает кредитный лимит на специальном счёте корпоративной карты. Это позволяет бизнесу тратить не только свои деньги, но и кредитные средства.

По наличию имени владельца бизнес-карты выделяют:

Неименные. На карте нет имени пользователя, поэтому предприниматели и компании получают её сразу при обращении в банк. Использовать такую бизнес-карту может любой сотрудник.

Именные. Клиенты банка заказывают карту заранее, так как на неё наносится имя держателя. Владелец компании может пользоваться такой картой сам или оформить её для любого сотрудника.

По типу носителя бизнес-карты есть:

Пластиковые. Это распространённый формат. Пользователь носит такую карту с собой и прикладывает к терминалу, когда хочет оплатить покупки.

Цифровые. Эти карты не выпускаются на физическом носителе — клиент пользуется ими через свой смартфон или компьютер. У цифровых карт те же возможности, что и у пластиковых, но их нельзя потерять: реквизиты содержатся в мобильном приложении и в интернет-банке.

Одна карта — много возможностей

Бизнес-карта позволяет решать разнообразные рабочие задачи без лишних усилий и временных затрат.

Самоинкассация. С бизнес-картой не нужно подстраиваться под режим работы банковских отделений, стоять в очереди и оформлять документы, чтобы внести наличные на счёт через кассу банка. Это можно сделать в любое время в ближайшем банкомате с помощью корпоративной карты. Деньги поступят на расчётный счёт в тот же день.

Вносить наличные с помощью бизнес-карты выгоднее, потому как комиссия за такую операцию ниже, чем за внесение наличных в отделении банка. Узнать условия тарифов бизнес-карт УБРиР можно на сайте.

Безналичная оплата картой. Не нужно снимать наличные или ждать, пока выставят счёт: бизнес-карта позволяет мгновенно рассчитываться за покупки онлайн или через терминал. При оплате бизнес-картой вы не платите за перевод, а значит, экономите на банковском обслуживании.

Партнёр видит оплату, и предприниматель получает товар или услугу здесь и сейчас, а не после подтверждения безналичного перевода с одного расчётного счёта на другой

Снятие наличных с карты. Нет необходимости подстраиваться под режим работы офиса банка, чтобы снять деньги с расчётного счёта. С бизнес-картой наличные всегда под рукой. Снять средства можно в банкоматах в любое удобное время. Например, в УБРиР большая сеть собственных и партнёрских банкоматов — с их перечнем можно ознакомиться на сайте.

Страхование рисков по бизнес-карте. У корпоративной карты есть специальная услуга, которая даёт бизнесу гарантию возврата денег, если наступит страховой случай. В каждом банке свой перечень таких ситуаций. Например, в УБРиР в пакет страхования входят следующие риски:

• Если клиент потерял карту или её украли и мошенники списали с неё деньги.
• Клиента ограбили, когда он снимал наличные в банкомате.
• Мошенники получили информацию о карте клиента через фальшивый сайт и украли деньги.
• Мошенники скопировали данные карты в банкомате с помощью магнитной ленты и списали деньги.
• Клиент потерял или сломал карту — её перевыпустят.

Дополнительные бонусы. Для тех, кто оплачивает покупки бизнес-картой, часто действуют скидки и акции. Актуальные акции и предложения по бизнес-карте можно найти на сайте УБРиР.

Покупки по бизнес-карте: что можно и что нельзя

С помощью бизнес-карты предприниматели и компании оплачивают следующие категории корпоративных расходов.

Траты, которые связаны с основной деятельностью компании: закупка сырья, материалов и оборудования, расчёты с поставщиками, оплата услуг подрядчиков.

Командировочные и представительские расходы: оплата билетов, проживания в отелях, аренды автомобиля, питания, суточных сотрудникам и других расходов, которые связаны с рабочей поездкой.

Хозяйственные и накладные траты: покупка канцтоваров, офисного оборудования и мебели, оплата подписки на корпоративный мессенджер, доставки, ремонтных работ, уборки помещений, услуг связи и интернета, аренды помещения, коммунальных услуг и других нужд организации.

Транспортные расходы: оплата бензина и обслуживания служебного автомобиля.

Реклама в интернете и социальных сетях: бизнес-карту можно привязать к рекламному кабинету и оплачивать продвижение через неё. Корпоративная карта закрывает многие цели бизнеса. При этом есть задачи, для которых этот инструмент использовать нельзя.

Какие оплаты можно делать только с расчетного счета

Выплачивать заработную плату. Для оплаты корпоративных расходов бизнес-картой, предпринимателю нужны документы, которые подтверждают целевое использование денег. В случае с выплатой заработной платы целевое использование денежных средств подтвердить нельзя, поэтому расчёты с сотрудниками осуществляются только в рамках зарплатных проектов или путём перевода заработной платы на счёт работника с расчётного счёта организации. С помощью бизнес-карты зарплату выдать не получится.

Уплачивать социальные платежи. Бизнес-карта не позволяет переводить платежи в социальные службы и внебюджетные фонды. Оплату таких расходов нужно осуществлять с расчётного счёта компании.

Оплачивать расходы на обслуживание расчётного счёта. Оплату комиссий банка в рамках обслуживания расчётного счёта надо производить исключительно с расчётного счёта предпринимателя.

Важно помнить, что все покупки и снятие наличных фиксируются в выписке по счёту корпоративной карты и за каждое действие предпринимателю и компании придётся отчитаться.

Бизнес-карта для компаний и ИП

Бизнес-карту могут оформить ИП и компании, но возможности этих категорий клиентов различаются.

Бизнес-карта для компаний. Согласно статье 66 ГК РФ деньги и другое имущество компании не принадлежат её учредителю и участникам, поэтому они не могут оплачивать такой картой личные покупки.

Бизнес-карта для ИП. У предпринимателей на упрощённой системе налогообложения 6%, ЕНВД или патенте больше возможностей по бизнес-карте. Эти клиенты банка могут тратить деньги на нужды компании и личные покупки, например на оплату сырья для производства и холодильника себе домой. Налоговая не проверяет расходную часть у таких предпринимателей, поэтому им не нужно вести бухгалтерский учёт.

Владелец бизнеса может привязать к одному расчётному счёту несколько карт, выдать их сотрудникам и контролировать в режиме онлайн в интернет-банке Бизнес Лайт 2.0. С его помощью можно устанавливать лимиты на операции, просматривать их историю, пополнять корпоративный счет карты, а также заблокировать или разблокировать карту.

В интернет-банке можно установить лимит расходов в месяц и сутки для каждой карты

Корпоративная карта: удобный учёт бизнес-расходов в бухгалтерии

Все покупки и снятие наличных фиксируются в выписке по счёту корпоративной карты, поэтому компании, ИП на УСН 15% и общей системе налогообложения должны отчитываться за потраченные деньги. Для этого предпринимателям надо собирать чеки, квитанции, акты и другие подтверждающие документы.

Чтобы отразить расходы по бизнес-карте, понадобится также авансовый отчёт. Сотрудники и владелец компании составляют его по форме, которая установлена законом. Это правило не касается ИП, если у него нет сотрудников: предприниматель может подготовить только подтверждающие документы.

Если держатель карты подтвердил документами все операции по корпоративной карте, у налоговой не возникнет вопросов по этим расходам

Между безналичными платежами и снятием наличных важно соблюдать баланс. Банк России рекомендует ИП и компаниям снимать наличными не более 30% от общего оборота по расчётному счёту — это касается и снятия денег с бизнес-карты.

Подтверждать целевое использование наличных, которые предприниматель снял с корпоративной карты, нужно так же, как и при безналичной оплате. Если средства не пригодились, их нужно вернуть в бухгалтерию — такие операции фиксируются в приходном ордере.

Расходы по бизнес-карте нужно отражать в бухгалтерии с применением трёх счетов:

• счёт 55 «Специальные счета в банках», если для карты открыт специальный счёт;
• счёт 51 «Расчётный счёт», когда для платежей используется расчётный счёт компании;
• счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами» для покупок, которые оплачивают сотрудники.

Оформить бизнес-карту легко

Шаг 1. Открыть расчётный счёт. Бизнес-карту можно оформить только при наличии расчётного счёта, поэтому первое, что нужно сделать, — это определиться с обслуживающим банком и открыть расчётный счёт. Например, в УБРиР это можно сделать онлайн — достаточно заполнить заявку на сайте. Менеджер банка приедет в удобное для вас место и время, чтобы оформить необходимые документы.

Шаг 2. Оформить заявление на выпуск бизнес-карты. Чтобы подать заявку в УБРиР, можно использовать образец документа на сайте банка. Если ИП или компания оформляет бизнес-карту на конкретного сотрудника, понадобится его паспорт, заявление и доверенность от руководителя, которая даёт право распоряжаться деньгами. Образец такого заявления есть на сайте УБРиР.

Шаг 3. Получить бизнес-карту. Менеджер привезёт карту в удобное для вас место, или вы можете получить её в офисе банка.

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»

Подпишитесь на социальные сети «УБРиР для бизнеса»: Telegram и ВКонтакте