Нужна ли онлайн-касса для ИП на УСН

Онлайн-касса — новый тип контрольно-кассовой техники (ККТ). Все данные об операциях, проведенных через такие ККТ, хранятся на фискальном накопителе. Оттуда через интернет они передаются оператору фискальных данных (ОФД) и в налоговую.

Согласно 54-ФЗ, каждый индивидуальный предприниматель обязан установить онлайн-кассу для печати и выдачи чеков. ИП на упрощенной системе налогообложения (УСН) — не исключение.

В этой статье рассказываем о правилах использования онлайн-касс, исключениях из них, штрафах, которые взимаются за нарушения регламента.

Какие особенности есть у онлайн-касс

Перед началом работы с этим видом ККТ ИП нужно приобрести электронное устройство, фискальный накопитель, подписать договор с оператором фискальных данных. ОФД — организации, у которых есть государственное разрешение на хранение информации о налогооблагаемых расчетах и ее передачу в Федеральную налоговую службу (ФНС). Перечень аккредитованных ОФД размещен на сайте ФНС.

У онлайн-касс есть несколько важных преимуществ.

• Их использование делает отчетность прозрачней. Налоговая может отслеживать все операции по ККТ, ИП не может скрыть свои доходы.
• Можно зарегистрировать аппарат без посещения налоговой. Для этого достаточно приобрести электронную подпись у оператора фискальных данных.
• Необязательно нанимать бухгалтера. Онлайн-кассы совместимы с аналитическими программами, которые позволяют ИП вести бухгалтерский учет самостоятельно.
• Количество кассовой документации значительно меньше. При использовании онлайн-кассы все данные собираются автоматически в электронном виде.

Какие правила и законы актуальны для индивидуальных предпринимателей на УСН

Упрощенная система налогообложения — режим, который могут использовать представители малого и среднего бизнеса. Если ИП выбирает УСН, он платит только один налог с доходов вместо НДС, НДФЛ.

Упрощенный режим доступен при соблюдении следующих условий:

• годовой доход — менее 200 000 000 ₽;
• количество наемных сотрудников — менее 130;
• остаточная стоимость основных средств — менее 150 000 000 ₽.

Все ИП, работающие по УСН, обязаны устанавливать онлайн-кассы. Предварительно аппарат нужно зарегистрировать в налоговой. Регистрацию аппарата можно пройти на сайте ФНС. Для этого необходимо войти в личный кабинет и использовать электронную подпись. Также, чтобы зарегистрировать ККТ, можно посетить налоговую лично.

Когда онлайн-касса для ИП на УСН не нужна

Исключения для ИП в определенных населенных пунктах

Не на всей территории РФ есть стабильный интернет. Поэтому индивидуальные предприниматели в некоторых населенных пунктах освобождены от обязанности устанавливать онлайн-кассы. Также исключения действуют на ИП, работающих в труднодоступных местах закрытых, военных объектах.

В этих случаях вместо чека ИП имеет право выдавать клиентам документ, распечатанный на компьютере или написанный от руки. В нем должны быть указаны те же реквизиты, что в стандартном кассовом чеке: наименование компании и товара, ИНН, время, дата, адрес расчета и другая информация. Учет выданных документов необходимо вести в специальном журнале.

Еще один вариант — установить онлайн-кассу, но использовать ее в автономном режиме. Тогда ИП может распечатывать и выдавать покупателям чеки с помощью аппарата, не передавая данные в налоговую через интернет.

Исключения для предпринимателей, ведущих определенный вид деятельности

ИП освобождается от обязанности применять онлайн-кассу, если осуществляет продажу товаров из установленного списка:

• разливные безалкогольные напитки в розлив;
• изделия религиозного назначения;
• мороженое в киосках;
• печатные журналы, газеты;
• товары на рынках, выставках, в поездах;
• овощи, фрукты на развалах;
• масло, рыба, керосин из цистерн.

Также исключение действует на ИП, работающих по УСН, которые занимаются одним из следующих видов деятельности:

• сдача в аренду жилых помещений, которые находятся в собственности предпринимателя;
• изготовление, ремонт ключей, мелкой продукции из металла;
• ремонт, реставрация обуви;
• садовые работы, вспашка огородов, распил дров;
• обеспечение учебных заведений продуктами питания;
• прием вторичного сырья, кроме металлического лома и драгоценных камней;
• уход за детьми, больными, престарелыми людьми;
• услуги носильщиков на вокзалах, в аэропортах.

Чтобы уточнить, имеет ли ИП право осуществлять свою деятельность без онлайн-кассы, нужно направить соответствующий запрос в ФНС.

Что будет, если не установить онлайн-кассу или допустить нарушения

Федеральная налоговая служба имеет право проводить некоторые проверки без прямого взаимодействия с ИП и разрешения прокуратуры. К таким надзорным мероприятиям относятся проверка документов, мониторинг безопасности, контрольная закупка, выездное обследование. Если в ходе проверок выявляются нарушения, с индивидуального предпринимателя взимаются штрафы.

Ответственность за непробитие чеков

Если вид деятельности не освобождает ИП на УСН от работы с онлайн-кассой, за неиспользование ККТ с него взимаются штрафы — до 10 000 ₽ за каждую продажу.

Избежать штрафа можно только при первом нарушении и до того, как его обнаружит ФНС. Для этого ИП нужно передать в налоговую чек коррекции, в котором будут указаны прошедшая мимо кассы сумма и причина непробития.

За последующие нарушения ФНС может приостановить работу предпринимателя на 90 суток, а его сотрудников дисквалифицировать на 1-2 года.

Штраф за игнорирование запросов ФНС

Для проведения проверок налоговая служба имеет право запросить у индивидуальных предпринимателей любые документы. Если ИП игнорирует запросы ФНС, отказывается передать запрошенные данные, ему выносят предупреждение или назначают штраф до 3 000 ₽.

Штраф за невыдачу чека

При каждом расчете через онлайн-кассу ИП обязан выдать покупателю чек или заполненный по установленным правилам бланк. Штраф за нарушение этого требования для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей составляет 2 000 ₽. За первое нарушение ФНС может не взимать штраф, заменить его предупреждением.

Ответственность за другие нарушения

К прочим нарушениям относятся следующие действия:

• работа через незарегистрированную онлайн-кассу;
• использование аппарата без фискального накопителя;
• отсутствие договора с ОФД;
• выдача чеков с ошибками.

За каждое из них ИП грозят штрафы размером до 3 000 ₽.

Как выбрать электронный кассовый аппарат

Перед покупкой онлайн-кассы ИП рекомендуется учитывать несколько важных параметров устройства.

• Модель. От новизны аппарата, ее технических возможностей зависит скорость подключения к интернету. Требования к качеству соединения также прописаны в 54-ФЗ.
• Мобильность. Если ИП осуществляет свою деятельность не в одном месте, ему необходима автономная онлайн-касса. Эти приборы оснащены мощным аккумулятором, но отличаются небольшими размерами.
• Скорость печати. Для торговых точек с большим потоком клиентов лучше подбирать онлайн-кассы с быстрой печатью чеков. Тогда время ожидания в очередях сократится.

Подводим итоги

Что такое онлайн-касса?

Это ККТ, в котором все данные о проведенных операциях хранятся на электронном накопителе, передается в налоговую через интернет.

Нужна ли онлайн-касса для ИП на УСН?

Большинство ИП на УСН обязаны работать с онлайн-кассой.

Кто может работать без онлайн-касс?

Право на осуществление предпринимательской деятельности без электронных аппаратов есть у ИП на территориях без интернета, в труднодоступных местах, занятых в определенных видах деятельности.

Что будет, если не установить ККТ или нарушить порядок работы с ней?

За нарушения в работе с онлайн-кассой для ИП на УСН разработана система штрафов и санкций.

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»