Управленческий учёт: что это такое и зачем он нужен бизнесу

Чтобы бизнес был устойчивым и развивался, владелец должен принимать управленческие решения не интуитивно, а на основе данных. Чем полнее сведения, тем вернее распоряжения руководителя. Информация может касаться разных сторон жизни компании: доходов и расходов, обязательств и источников финансирования, активов — денег, ценных бумаг, имущества.

Часть данных есть в документах бухгалтерского и налогового учёта, но этих источников недостаточно, чтобы систематизировать все финансовые потоки. Тогда на помощь приходит управленческий учёт. Расскажем, из каких элементов он состоит и как организовать систему, с которой будет удобно работать собственнику и сотрудникам.

Содержание:

Что такое управленческий учёт

Виды управленческого учёта

Как вести управленческий учёт

Документы, необходимые для организации управленческого учёта

Подведём итоги

Что такое управленческий учёт

Управленческий учёт — это система данных, в которой отражаются всё движение финансов в компании. Одни расширяют систему и включают в неё другие сведения — например, критерии отстройки от конкурентов или стратегические цели и ключевые задачи бизнеса.

Управленческий учёт в его классическом понимании включает три раздела.

Движение денежных средств (ДДС) — данные о входящих, исходящих платежах и их разнице. Платежи могут касаться не только основной деятельности компании, но и её работы с инвестициями и финансами.

Например, организация делает мебель на заказ. Расходы и доходы, которые связаны с производством, продажей и установкой, будут считаться основными для этой компании. Но параллельно она может вкладывать часть свободных средств в инвестиции и получать с них купоны и дивиденды. А ещё — открывать накопительные банковские счета или брать кредиты. Задача отчёта ДДС — отразить все эти денежные потоки.

Прибыли и убытки — данные о том, сколько денег осталось в компании после того, когда все её сделки были завершены.

Например, организация занимается поставками оборудования в государственные корпорации. Оплата за поставленный товар происходит с отсрочкой. Поэтому с точки зрения движения денежных средств расходы компании в моменте будут превышать доходы: она тратит ресурсы на закупку товара.

Однако бизнес может считаться прибыльным: после завершения сделок деньги поступят на счета организации.

Управленческий баланс — данные об имуществе компании и размерах её обязательств. По сути, это информация о том, сколько стоит бизнес и кому он реально принадлежит.

Пример. Организация берёт несколько небольших кредитов на развитие. Если собственник не следит за управленческим балансом, может наступить момент, когда суммарный объём кредитов значительно превысит собственный капитал компании. Тогда в случае сбоя в работе даже продажа всего имущества не позволит владельцу ответить по обязательствам.

В том или ином виде управленческий учёт ведут все компании, даже если там работает только один человек — сам владелец. Некоторые собственники сводят данные вручную в блокнотах или простых таблицах. Но когда бизнес растёт, информации становится много, она распределена по разным отделам организации. Систематизировать данные вручную уже не получается. Владелец приходит к необходимости создать чёткую систему, куда сотрудники вносят информацию о финансах и результатах работы компании.

Виды управленческого учёта

Управленческий учёт бывает текущим и долговременным. Первый нужен для контроля за событиями в пределах от месяца до года. Второй помогает построить план бизнеса на несколько лет вперёд.

Например, в первые годы работы компания может быть убыточной: собственники активно вкладывают ресурсы в рост, чтобы занять ключевые позиции на рынке. Управленческий учёт позволит сделать такой убыток подконтрольным: владелец сможет спланировать календарь сделок, движение денежных средств, налоговые платежи.

В зависимости от цели управленческий учёт тоже бывает разных видов:

• Производственный учёт используют, когда хотят оценить экономический потенциал конкретных продуктов и услуг. Собственник смотрит, сколько стоит создание и продвижение товаров определённой линейки, какие доходы они приносят. На основании данных решают свернуть или расширить производство.
• Бюджетный учёт помогает компаниям, которые работают по ключевым показателям эффективности — KPI. К руководителю поступают данные о результатах работы различных подразделений, и собственник определяет, какой бюджет им выделить на ближайший год или несколько лет.
• Стратегический учёт нужен, чтобы выстроить долгосрочные планы развития компании. В него включают не только текущие показатели бизнеса, но и массивы данных о рынке в целом. Например, обращают внимание на политические риски, технологические нововведения, изменение покупательского поведения людей или действия конкурентов.

Как вести управленческий учёт

Бухгалтерский и налоговый учёты подчиняются строгим правилам контролирующих органов, а вот форма управленческого учёта не регламентируется. Собственник может организовать такую систему, с которой удобно работать ему и сотрудникам компании. В первую очередь она должна помогать в решении задач планирования.

Какой должна быть информация для управленческого учёта

Компании сами решают, какие данные и с какой периодичностью включать в систему управленческого учёта. Но есть общие принципы предоставления информации, которые нужно соблюдать.

Полнота и аккуратность. Сведения должны быть точными, их следует приводить по заранее согласованной форме. Важно, чтобы в компании была принята регулярность: сотрудники, ответственные за предоставление информации, должны вносить данные в определённые дни месяца или квартала.

Лаконичность. Данные должны быть полезны для конкретных управленческих решений. Вся косвенная информация, которая не влияет на показатели эффективности, остаётся за рамками документов для управленческого учёта.

Актуальность и оперативность. Информация должна быть достаточно свежей, чтобы решения были корректными, а задачи подразделениям — своевременными. Поэтому важно наладить такую систему управленческого учёта, в которой исполнители могут обновлять сведения быстро и без больших трудозатрат.

Кто ведёт управленческий учёт

В зависимости от размера компании и принятого в ней стиля руководства управленческим учётом могут заниматься разные сотрудники:

• Собственник бизнеса. Стандартный сценарий на старте развития бизнеса, когда объём данных и штат сотрудников ещё достаточно маленькие. Опытные руководители рекомендуют даже в этом случае внедрять регламенты предоставления отчётов и автоматизацию при их заполнении. Тогда во время масштабирования организации не придётся экстренно переходить от учёта «в блокноте» к структурированным процессам сбора информации.
• Бухгалтер. Когда собственник бизнеса нанимает бухгалтера, он может передать ему не только бухгалтерский и налоговый, но и управленческий учёт. У такого решения есть свои достоинства и риски. С одной стороны, именно к бухгалтеру стекается наиболее полная информация о движении средств. С другой — часто он сосредоточен на большом количестве отчётов для контролирующих органов, поэтому управленческий учёт ведёт нерегулярно, по остаточному принципу. А ещё в бухгалтерском и управленческом учёте могут фигурировать разные данные. Например, часто бухгалтер рассматривает только завершённые и документально подтверждённые сделки, а собственнику бизнеса нужна информация о сумме всех доходов и расходов компании.
• Финансовый директор. Сценарий, к которому приходят многие крупные организации. Отдельный сотрудник аккумулирует и анализирует данные. Он же выделяет в массивах информации те моменты, которые требуют внимания собственника. В этом случае владельцу бизнеса и бухгалтерской службе не приходится брать на себя дополнительные задачи.

Где вести управленческий учёт

Чаще всего для формирования целостной картины используют один из трёх инструментов:

• Онлайн-таблицы позволяют отразить в отчётах ключевые показатели работы компании. Но если компания большая, а в документе много переменных, есть риски: одна ошибка в формуле может привести к расхождениям во многих разделах документа.
• Система 1С — основная программа для бухгалтерского и налогового учётов, поэтому многие руководители используют её, чтобы отслеживать важные для управления показатели. Но в 1С достаточно строгий формат отчётов, туда сложно вносить изменения. Часто перед руководителем оказывается большой массив данных, с которыми неудобно работать.
• Программы-агрегаторы для управленческого учёта могут в автоматическом режиме собирать данные из банковских приложений, онлайн-кассы, 1С. Однако все программы имеют особенность: они берут для отчёта по прибылям и убыткам фактические даты операций. Это неудобно, если бизнес компании подразумевает длительные сделки: расходы по ним происходят в одни месяцы, а приходы — в другие. Кроме того, подписка на такие сервисы платная.

Собрали преимущества и ограничения каждого инструмента в таблицу.

Документы, необходимые для организации управленческого учёта

Управленческий учёт обычно основывается на документах двух типов: устанавливающие определяют, по какому принципу формируется система, а отчётные предоставляют сами данные.

Устанавливающие документы

Чаще всего компании используют три основных документа, которые помогают организовать сбор информации:

• Учётная политика — это общие правила, по которым все стороны будут работать с данными. В своде указывают, в какие даты закрывается финансовый год, какой срок предоставления отчётов, в какие моменты в отчётах фиксируется выручка, запасы, сумма расходов, чистая прибыль.
• Формы отчётов нужны, чтобы сотрудники не придумывали структуру сами. Если данные предоставлены по образцу, с ними удобнее работать, требуется меньше уточнений и личных согласований.
• Регламент — инструкция к отчётам и документам, чтобы новые сотрудники могли в них быстро разобраться. Подробные регламенты включают не только список сотрудников и руководителей для согласования, но и технические нюансы: например, какие формулы и в каких случаях копировать, куда относить различные статьи.

Отчёты

Каждый руководитель сам решает, какие данные ему необходимы для принятия верных решений. Но есть относительно постоянный набор основных документов, которые используют для управленческого учёта в большинстве компаний: баланс, отчёт о финансовом результате, отчёт о движении денежных средств.

Три ключевых отчёта для ведения управленческого учёта

В некоторых случаях требуются дополнительные отчёты для эффективного планирования.

Отчёт о прибыльности сделок. Если у компании несколько направлений деятельности, нужно оценивать эффективность каждого, чтобы точнее формировать цену. Например, организация занимается рекламой в интернете, а параллельно оказывает консультационные услуги и проводит индивидуальное обучение. Отчёт о прибыльности сделок может показать, что консультировать выгодно: так в компанию приходят новые клиенты. А индивидуальное обучение требует больших расходов, которые никак не окупаются: нужно увеличивать цену или закрывать направление.

Отчёт об успешности маркетинговых акций. С помощью документа можно посмотреть, после какой акции или рекламы пришло больше всего новых клиентов. Ещё этот отчёт помогает выявить точки риска. Например, если большую часть прибыли компании генерирует один клиент, с его уходом нарушится экономика всего предприятия.

Подведём итоги

Наряду с бухгалтерским и налоговым учётом организации полезно вести и управленческий.

• Управленческий учёт — это система данных, которая помогает отследить всё движение финансов в компании. На основе этих сведений можно принимать более эффективные решения относительно развития, приоритетных продуктов, ценовой и кадровой политики.
• Вести учёт могут разные сотрудники. В небольших компаниях этим занимается собственник или бухгалтер. Более крупные организации нанимают финансового директора, чтобы владельцу и бухгалтерской службе не приходилось брать на себя дополнительные задачи.
• Вести управленческий учёт можно в любом удобном формате, вплоть до записей в блокноте. Но чаще пользуются одним из трёх способов: онлайн-таблица, 1С, специальные программы-агрегаторы.
• Чтобы организовать систему, нужно два типа документов: устанавливающие описывают принципы управленческого учёта, а отчётные дают необходимую информацию для аналитики.
• Ключевые отчёты, которые большинство компаний используют для управленческого учёта: движение денежных средств, прибыли и убытки, баланс.

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»

Подпишитесь на социальные сети «УБРиР для бизнеса»: Telegram и ВКонтакте