Топ-10 вопросов о бизнес-карте: зачем она нужна и как ею пользоваться

Бизнес-карта — это банковская карта, которая привязана к расчётному счёту компании. Без этого инструмента сейчас сложно представить деятельность современного предпринимателя. Карта даёт полную независимость: нет необходимости подстраиваться под режим работы банка — карта всегда у вас под рукой.

Картой можно оплатить корпоративные расходы, внести выручку на счёт и снять наличные в режиме 24/7, независимо от того, где вы находитесь и есть ли рядом отделение банка.

Отвечаем на самые частые вопросы о бизнес-картах.

Что можно оплачивать бизнес-картой?

Корпоративной картой можно оплачивать следующие расходы.

Траты, которые связаны с основной деятельностью компании. В первую очередь это закупка сырья, материалов и оборудования. С помощью бизнес-карты можно рассчитаться с поставщиками или оплатить услуги подрядчиков в режиме онлайн, а не ждать, когда деньги придут партнёру на расчётный счёт.

Хозяйственные и накладные расходы. В каждом офисе требуются канцтовары, оборудование, мебель и уборка — всё это можно оплатить бизнес-картой.

Командировочные и представительские расходы. Сюда входят любые товары и услуги, на которые сотрудники тратят средства во время рабочих поездок. Например, оплата билетов, проживания в гостиницах, аренды автомобиля и питания.

Транспортные расходы. Если владелец или сотрудники компании используют служебный автомобиль, они могут рассчитываться за его обслуживание и бензин корпоративной картой.

Продвижение в интернете и социальных сетях. Бизнес-карту можно привязать к рекламному кабинету, чтобы пополнять бюджет и запускать кампании.

За что нельзя платить бизнес-картой?

При широких возможностях бизнес-карты всё же есть операции, которые нельзя проводить с её помощью.

Выдавать заработную плату. Чтобы оплачивать корпоративные расходы бизнес-картой, предпринимателю нужны документы, которые подтверждают целевое использование денег. В случае с выплатой заработной платы целевое использование денежных средств подтвердить нельзя. Расчёты с работниками осуществляются в рамках зарплатных проектов и путём перевода заработной платы на счёт сотрудника с расчётного счёта организации.

Оплачивать социальные платежи. Бизнес-карта не позволяет переводить платежи в социальные службы и внебюджетные фонды. Оплату таких расходов нужно осуществлять с расчётного счёта компании.

Погашать задолженность по обслуживанию расчётного счёта. Оплата комиссий банка в рамках обслуживания расчётного счёта производится только с расчётного счёта предпринимателя.

Можно ли оплачивать по бизнес-карте личные покупки?

Бизнес-карта предназначена для оплаты расходов, которые напрямую или косвенно связаны с деятельностью компании. Но есть несколько исключений, когда предприниматели всё же могут использовать карту для личных покупок.

Такое право зависит от статуса клиента.

Вы — юрлицо. Деньги и другое имущество принадлежат компании, а не её учредителю и участникам. Это значит, что руководитель и сотрудники могут оплачивать бизнес-картой только корпоративные расходы. То есть платёж за принтер налоговая оценит как целевые траты, а чек за доставку еды на дом — нет.

Вы — ИП. В отношении предпринимателей на упрощённой системе налогообложения 6%, ЕНВД или патенте менее строгие правила. Бизнес-картой можно оплачивать любые расходы — как личные, так и корпоративные. Для налоговой не имеет значения, куда идут траты с бизнес-карты — вы платите только налог от доходов.

Какие ещё выгоды корпоративная карта даёт бизнесу?

С помощью корпоративной карты ИП или компании могут решать следующие бизнес-задачи.

Быстро оплачивать расходы. Чтобы рассчитаться за покупки бизнес-картой, надо приложить её к терминалу или ввести реквизиты на сайте. Деньги немедленно поступят на счёт контрагента, и предприниматель сразу получит товар или услугу. Если нужно подтвердить платёж, достаточно взять выписку в интернет-банке или мобильном приложении.

Проводить самоинкассацию. С корпоративной картой не нужно подстраиваться под рабочее время отделений банка или ждать инкассаторскую службу — можно самостоятельно вносить наличные на счёт через любой банкомат. Деньги зачисляются в тот же день.

Если ИП и компании вносят наличные через бизнес-карту, они экономят: обычно комиссия за эти операции ниже, чем через кассу банка. В УБРиР есть подходящие тарифные планы для разных масштабов бизнеса — узнать о них подробнее можно на сайте.

Страховать риски. Многие банки предлагают клиентам услугу, которая даёт бизнесу гарантию возврата денежных средств, если с картой что-то произойдёт.

Например, в УБРиР пакет страхования состоит из следующих рисков:

• Клиента ограбили в тот момент, когда он снимал наличные в банкомате.
• Клиент потерял или сломал карту, банк выпустит новую карту.
• Мошенники получили данные карты держателя и списали с неё деньги. Сюда относятся четыре ситуации: злоумышленники скопировали информацию в банкомате с помощью магнитной ленты, получили сведения через фальшивый сайт, украли или нашли карту.

Экономить деньги. Оплачивая покупки или услуги бизнес-картой, предприниматели и компании экономят на стоимости платёжного поручения.

Можно ли с бизнес-карты снимать наличные?

С бизнес-карты можно снимать наличные в пределах лимита в любых банкоматах. Комиссия зависит от суммы снятия. Например, в УБРиР тарифы и список банков-партнёров можно узнать на сайте.

За любое снятие наличных ИП и компаниям нужно отчитываться чеками и письменными объяснениями. При этом вывод денег через банкомат не должен превышать безналичные платежи.

По рекомендации Банка России, предпринимателям и компаниям лучше снимать не более 30% от суммы, которая поступила на расчётный счёт в течение недели, чтобы не вызывать вопросов со стороны банка и налоговой.

Бизнес-картой может пользоваться только владелец компании или ИП?

Во многих компаниях канцелярию, воду для кулера и другие корпоративные расходы финансирует руководитель, а закупают сотрудники. Бизнес-карты делают этот процесс проще: к одному расчётному счёту можно привязать несколько карт и передать их работникам.

Владельцу компании или бухгалтеру не надо выдавать сотрудникам наличные под отчёт, а все траты можно отследить в истории платежей через интернет-банк. Например, у клиентов УБРиР такая возможность есть в интернет-банке УБРиР Бизнес Лайт 2.0.

Сотрудникам не нужно сдавать отдельный отчёт о расходах, потому что в интернет-банке видно дату и тип операции, сумму покупки и получателя денег

Как контролировать, чтобы сотрудник не потратил больше, чем нужно?

Когда владелец бизнеса выдаёт сотрудникам деньги под отчёт, важно убедиться, что человек не превысит эту сумму. У корпоративной карты есть инструмент, который помогает не допускать излишних расходов. Предприниматель может установить лимиты:

• на расходы по карте в месяц и в сутки;
• на сумму операций за рубежом в сутки;
• на выдачу наличных в банкоматах в сутки;
• на сумму операций в интернете в сутки.

Так руководитель видит, куда сотрудники тратят деньги компании, и не даёт израсходовать лишнего.

Чтобы точно знать, кто сколько потратил, банки предлагают оформить именную карту на конкретного сотрудника. Её может использовать только тот человек, чьи данные на ней указаны.

Как отчитываться за расходы по бизнес-карте?

Организации, ИП на УСН 15% и общей системе налогообложения должны собирать чеки, квитанции, акты и другие подтверждающие документы. Это необходимо, чтобы отчитываться за потраченные деньги перед налоговой. Ещё нужен авансовый отчёт — его составляют по стандартной форме все ИП и компании, кроме предпринимателей, у которых нет сотрудников.

Подтверждающие документы покажут налоговой, что компания тратит деньги на цели бизнеса

Для учёта расходов по бизнес-карте есть три счёта, с помощью которых нужно вести бухгалтерию:

Счёт 55 «Специальные счета в банках». Он используется, когда для карты открыт специальный счёт.

Счёт 51«Расчётный счёт». Его применяют, когда бизнес-карта привязана к расчётному счёту компании.

Счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Он нужен, если корпоративной картой пользуются сотрудники.

Предпринимателям на упрощённой системе налогообложения 6%, ЕНВД или патенте не нужно вести бухгалтерский учёт, собирать подтверждающие документы и отчитываться за расходы по бизнес-карте.

Есть ли бонусы при оплате бизнес-картой?

Если предприниматели и компании оплачивают покупки бизнес-картой, банк вернёт пользователям часть суммы в виде бонусов. Например, клиенты УБРиР получают кешбэк реальными деньгами. С актуальными предложениями можно ознакомиться на сайте УБРиР.

Как оформить бизнес-карту?

Шаг 1. Открыть расчётный счёт. Бизнес-карту можно оформить только при наличии расчётного счёта, поэтому первое, что нужно сделать, — определиться с обслуживающим банком и открыть расчётный счёт. Например, в УБРиР это можно сделать онлайн — достаточно заполнить заявку на сайте. Менеджер банка приедет в удобное для вас место и время, чтобы оформить необходимые документы.

Шаг 2. Оформить заявление на выпуск бизнес-карты. Если ИП или компания оформляет бизнес-карту на конкретного сотрудника, понадобится его паспорт, заявление и доверенность от руководителя, которая даёт право распоряжаться деньгами. Образец такого заявления есть на сайте УБРиР.

Шаг 3. Получить карту. Менеджер привезёт бизнес-карту в удобное для вас место, или вы можете получить её в офисе банка.

Выбирайте подходящий тариф РКО на сайте УБРиР, чтобы эффективно управлять финансами бизнеса.

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»

Подпишитесь на социальные сети «УБРиР для бизнеса»: Telegram и ВКонтакте