Документы для увольнения сотрудника в 2024 году

Увольнение — не только важный этап в жизни работника, но и ответственный процесс для работодателя. Документы об увольнении нужно выдать вовремя, процедура регулируется ТК РФ и КоАП РФ. За невыдачу или несвоевременную выдачу бумаг работодателю грозит штраф. Расскажем, какие документы при увольнении обязаны выдать работнику, а какие — предоставить по запросу и в какие сроки. Также объясним, как заполнить бумаги правильно.

Содержание:

Какие документы выдают при увольнении в 2024 году

Нестандартное увольнение: когда выдать документы

Что учесть при выдаче документов по трудовому договору

Что выдавать при расторжении ГПД

Ответственность за невыдачу документов при увольнении сотрудника

Подведём итоги

Какие документы выдают при увольнении в 2024 году

Есть бумаги, которые нужно выдать при увольнении согласно ТК РФ строго в дату увольнения. А есть те, которые руководитель не обязан выдавать, но должен подготовить, если работник запросит их.

Изменения в составе документов были введены в 2023 году и остаются актуальными в 2024 году — обновились только формы отчётов расчёта страховых взносов (РСВ) и единой формы сведений (ЕФС-1).

Обязательные

К обязательным документам, которые необходимо выдать работнику при уходе, относятся:

• Трудовая книжка, если её вели в бумажном варианте. Запись об увольнении заверяется сотрудником отдела кадров, подписью и печатью при наличии.

Форма трудовой книжки на сайте Гарант

• Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р), если у работника была электронная трудовая книжка. СТД-Р выдают в виде бумажного бланка с подписью сотрудника отдела кадров и печатью компании или в электронной форме, подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Форма СТД-Р на сайте Гаранта

• Расчётный листок — бланк с детализацией выплат за последний рабочий месяц. В шапке необходимо указать данные работника и период, за который будет производиться расчёт, например «апрель 2024 г.». Прописать: оклад, премии, удержания из зарплаты и количество отработанных дней. Рассчитать чистую заработную плату. Подпись и печать ставить не нужно.

Форма расчётного листка на сайте Гаранта

• Заверенные выписки из формы ЕФС-1, которую сдают в территориальное отделение Социального фонда России.

• Выписка из раздела 1, подраздела 1.2 — о страховом стаже.

Форма ЕФС-1, раздел 1, подраздел 1.2 на сайте КонсультантПлюс

• Выписка из раздела 1, подраздела 3 — об уплаченных взносах и дополнительных взносах на накопительную пенсию.

Форма ЕФС-1, раздел 1, подраздел 3 на сайте КонсультантПлюс

• Расчёт страховых взносов (РСВ) проводится ежеквартально, включает медицинское, пенсионное и социальное страхование. В бланке необходимо указать сумму начисленных доходов и оплаченные взносы по видам страхования за квартал, в котором работник увольняется.

Форма РСВ на сайте КонсультантПлюс

По запросу

Некоторые документы не обязательны к выдаче, но работодатель обязан их подготовить, если поступил запрос от сотрудника.

Заявление работник пишет в произвольной форме. Согласно ТК РФ, выдать бумаги работодатель обязан в течение трёх рабочих дней после поступления запроса.

• Справка 2-НДФЛ. Формально отменена с 1 января 2023 года, но её следует сделать, если работнику по каким-то причинам она нужна.

Форма справки 2-НДФЛ

• Дубликат приказа об увольнении. Работодатель должен дать прочитать работнику приказ под подпись согласно ТК РФ, но копию без запроса выдавать не обязан.

• Прочее. Копии кадровых приказов, личного дела, справки об условиях труда или доходах для обращения в службу занятости.

Нестандартное увольнение: когда выдать документы

Есть нестандартные ситуации, когда трудовой договор заканчивается в выходной день или работнику предоставлен отпуск с последующим увольнением. В таблице дали подсказки, как действовать в таких случаях.

Согласно ТК РФ, если сотрудник не пришёл на работу в последний день, нужно отправить ему заказное письмо с уведомлением о вручении, в котором следует сообщить о необходимости получить бумаги.

Что учесть при выдаче документов по трудовому договору

Пакет документов сотрудникам при увольнении можно отдать в бумажной форме и электронной. Рассмотрим, на что обратить внимание в каждом из случаев.

На бумаге

Если работнику все документы отдают в бумажном варианте, то перед их передачей необходимо проверить:

• Оформление. Правильность заполнения бланков.

• Подпись. Посмотреть, стоят ли подписи сторон.

• Сроки выдачи. Трудовую книжку / сведения о трудовой деятельности и расчёты следует отдать в дату увольнения, остальное — максимум через три рабочих дня после запроса, согласно ТК РФ.

• Конфиденциальность. Ограничить доступ к персональным данным только для тех сотрудников, кому это необходимо для выполнения должностных обязанностей.

• Хранение. После подписания передать бумаги в архив и хранить в соответствии с установленными сроками и правилами.

В КЭДО

Если документы передаются работнику в электронном формате, обращают внимание на следующее:

• Технические нюансы. Проверить, есть ли заявление в письменной форме от сотрудника на получение документов в электронном виде.

• Формат. Проверить, что бланки и формы, которые необходимо отправить, соответствуют требованиям к электронным документам.

• Электронная подпись. Проверить, что все стороны имеют действующие ЭП. Для персонала подойдёт усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП), а для компании нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Их можно подключить через приложение, например «Госключ». УНЭП оформляется моментально в приложении, а для УКЭП потребуется очная идентификация в отделении банка или МФЦ.

• Сроки выдачи. Отправить обязательные формы и бланки в дату увольнения, дополнительные — максимум через три рабочих дня после запроса.

• Конфиденциальность. Выбрать надёжную систему электронного документооборота (ЭДО), чтобы защитить персональные данные при отправке через электронные каналы.

• Подтверждение получения. Установить механизм подтверждения получения файлов увольняемым через кадровый электронный документооборот (КЭДО), чтобы избежать возможных споров.

В УБРиР есть удобный сервис «СБИС Бухгалтерия» — учёт, управление и коммуникация в одной системе. В нём можно вести ЭДО, электронную отчётность, бухгалтерский и налоговый учёт. В системе бухгалтерского и складского учёта (СБИС) удобный интерфейс и можно не беспокоиться о защите данных. А также в нём есть электронный помощник по заполнению отчётов: при наведении мышкой на ячейку таблицы программа даст подсказку по заполнению.

Выдать документы для увольнения можно в бумажной форме или в электронной

Что выдавать при расторжении ГПД

При завершении гражданско-правового договора (ГПД), если у сотрудника статус ИП или самозанятого и работодатель не платил за него страховые взносы, ничего выдавать не нужно.

Какие документы выдают при увольнении, если сотрудник работал как физическое лицо и страховые взносы платили:

Заверенные выписки из ЕФС-1:

• Информация о трудовой деятельности.

ЕФС-1, раздел 1, подраздел 1.1 на сайте КонсультантПлюс

• Информация о страховом стаже.

ЕФС-1, раздел 1, подраздел 1.2 на сайте КонсультантПлюс

• Информация об уплаченных взносах и дополнительных взносах на накопительную пенсию.

ЕФС-1, раздел 1, подраздел 3 на сайте КонсультантПлюс

РСВ, раздел 3 «Персонифицированные сведения о физических лицах». В бланке необходимо указать сумму начисленных доходов и оплаченные взносы по видам страхования за отчётный период, в котором сотрудник увольняется.

РСВ на сайте КонсультантПлюс

Ответственность за невыдачу документов при увольнении сотрудника

Согласно статье 5.27 КоАП РФ, за невыдачу или несвоевременную выдачу документов работнику при увольнении работодатель может быть привлечён к административной ответственности:

• для руководителя и ИП: штраф от 1000 до 5000 рублей;

• для юридических лиц: штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Подведём итоги

Своевременная выдача сотруднику необходимых документов при увольнении считается прямой обязанностью работодателя, закреплённой законом:

• Обязательные документы нужно отдать работнику в дату увольнения.

• Справку 2-НДФЛ, копию приказа и прочие дополнения следует выдать сотруднику в течение трёх рабочих дней после запроса.

• Чтобы защитить персональные данные при работе с электронным документооборотом, следует выбрать надёжную систему ЭДО.

• Если нарушить сроки выдачи, работодателю грозит штраф.

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»

Подпишитесь на социальные сети «УБРиР для бизнеса»: Telegram и ВКонтакте