Как отправить сотрудника в учебный отпуск
Если в компании работает студент, работодатель обязан предоставить ему учебный отпуск. Отказать не получится, даже если в организации завал и заменить сотрудника некому. В статье разбираемся, кому положен дополнительный отпуск и как его оформить.
Кто может взять учебный отпуск
Работник должен соответствовать четырём условиям:
- Он учится в колледже или университете по программе бакалавриата, магистратуры, специалитета, аспирантуры, ординатуры. Отпуск также предоставляется абитуриентам.
- Сотрудник получает этот уровень образования впервые. Если у него уже есть диплом вуза, на втором высшем работник не сможет брать учебные отпуска. Но если вы заключили с университетом или колледжем ученический договор и в условиях согласились, что сотрудник будет отсутствовать во время сессии, вы обязаны его отпустить.
- У колледжа или вуза должна быть государственная аккредитация. Если учебное заведение частное, вы можете установить право работника на отпуск в трудовом или коллективном договоре.
- Ваша компания — основное место работы сотрудника.
На какой срок предоставляется отпуск
Это зависит от формы обучения, вида учебного заведения и целей отпуска. В Трудовом кодексе закреплены максимальные сроки отсутствия работника, но работодатель может увеличить их в трудовом или коллективном договоре.
Продолжительность отпуска в конкретном случае зависит от периода, который указан в справке-вызове от учебного заведения.
Как оплачивается учебный отпуск
От формы обучения зависит, заплатят студенту за время, которое он проводит на экзаменах, или нет. Отпуск не оплачивают очникам, абитуриентам и лицам, которые посещали дополнительные курсы. Им также не нужно возмещать стоимость проезда до места учёбы и обратно.
Студентам заочной формы работодатель обязан оплатить отпуск в размере среднего заработка, а также заплатить за проезд до вуза или колледжа и обратно один раз в учебном году. Если работник получает высшее образование, ему нужно возместить проезд полностью, а когда речь идёт о среднем профессиональном — половину.
Аспирантам-заочникам сохраняют средний заработок на 30 дней отсутствия. Также оплачивают время, которое они тратят на проезд до места учёбы. Пока сотрудник не окончит аспирантуру, он должен получать один дополнительный выходной каждую неделю с сохранением 50% зарплаты.
Перечислить оплату за дополнительный отпуск нужно по общим правилам: за 3 дня до его начала. Если работник подал заявление позднее — за 1-2 дня до отсутствия, выплатить деньги нужно до того, как начнётся отпуск. С уплаченной суммы удерживают НДФЛ.
Как оформить учебный отпуск
Работник должен написать заявление на предоставление отпуска, а к нему приложить справку-вызов — её выдают в учебном заведении. В справке указывают основание, которое сотрудник использует в своём заявлении.
В справке должна быть печать учебного заведения, указаны сроки предоставления отпуска
После получения заявления работодатель готовит приказ по форме Т-6 или Т-6а. Если отпуск оплачиваемый, в бухгалтерии оформляют записку с расчётом среднего заработка.
Формы Т-6 и Т-6а единые для любого вида отпуска
По возвращении на работу сотрудник обязан предоставить справку-подтверждение о том, что он сдавал экзамены или защищал диплом, — это отрывная часть справки-вызова.
Что ещё важно помнить
- Нельзя заменить учебный отпуск основным или совместить с ним. Даже если даты совпадают, при получении справки-вызова работодатель должен перенести отдых работника на другое время.
- Учебный отпуск считается в календарных днях. Это значит, что, даже если он выпал на праздники, средний заработок за эти дни нужно выплатить.
- Если работник заболел во время сдачи экзаменов или подготовки диплома, он может взять листок нетрудоспособности. Но имейте в виду: больничный не оплачивается, а учебный отпуск не продлевается.
