В хранении документов компании есть много нюансов, которые стоит соблюдать. Особенно это актуально сейчас, когда распространен бухгалтерский учет онлайн. Что делать? То ли покупать отдельную квартиру для бумаг, то ли все-таки точно разобраться, какие из них уже можно заархивировать. Предлагаем разобраться.
Виды документов и сроки хранения
Все документы делятся по степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. Мы выделили бумаги временного и постоянного хранения.
Временные: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.
Постоянные: первые 10 лет лежат в компании → архив.
Срок отсчитывается с 1 января года, следующего после завершения делопроизводства по ним. Допустим, вы заключили договор с партнером 9 января 2020 года, а закончили сотрудничество в 2021 году. Так вот, отсчитывать срок хранения нужно именно с 1 января 2021-го — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.
В таблице собрали виды документов со сроками хранения
Налоговый и бухгалтерский учет
| Срок хранения | Документ |
|---|---|
|
1 год |
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета |
|
5 лет |
Первичные документы: договоры, акты, накладные, чеки, квитанции Кассовые документы Счета-фактуры Налоговые декларации Книга учета доходов и расходов |
|
50 лет или 75 лет, если делопроизводство закончено до 2003 года |
Расчеты по страховым взносам |
|
Постоянно |
Устав, положения компании, протоколы собраний учредителей Бухгалтерская отчетность Документы о ликвидации компании |
Кадровые документы
| Срок хранения | Документ |
|---|---|
|
1 год |
Правила внутреннего трудового распорядка |
|
3 года |
Графики отпусков |
|
5 лет |
Табели, журналы рабочего времени Авансовые отчеты |
|
45 лет |
Документы о несчастных случаях на производстве |
|
50 лет или 75 лет, если делопроизводство закончено до 2003 года |
Документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки сотрудников Личные дела сотрудников Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда |
|
Постоянно |
Штатное расписание |
|
До востребования |
Оригиналы личных документов сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства |
Правила хранения документов (актуально для всех компаний)
Условно можно разделить документы на текущие и архивные. Первые обычно лежат в офисе в каком-нибудь шкафу или сейфе: они актуальны, срок хранения — менее 10 лет.
Через 10 лет дела, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это будет уже архивное хранение.
Тут есть несколько правил
- Расположите документы в хронологическом порядке, пронумеруйте страницы, прошейте.
- Составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.
- Заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.
- Передайте документы в архив. Его размещают в специально построенных или приспособленных для хранения бумаг зданиях или отдельных помещениях. Если такой возможности нет, то любые две фирмы могут подписать договор, согласно которому одна организация передает другой определенные документы на хранение.
Как хранить документы, если у вас онлайн-бухгалтерия или вы планируете ее организовать
Хорошая новость: по закону документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывайте только при необходимости, например если запросит налоговая.
Теперь не очень хорошая: все оцифровать и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока все равно нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить положенное время. Поэтому если вы пропустили предыдущий пункт, вернитесь и прочитайте :)
Однако тут тоже есть несколько важных правил
- Храните электронные документы минимум на двух разных носителях: на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере.
- У вас должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно все прочитать или скопировать.
- Не давайте доступ посторонним людям.
- Проверяйте раз в пять лет состояние документов. К примеру, если вдруг обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их обязательно нужно перевести в новый формат.
Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, сделайте электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.
Главное
- Хотите хранить документы на бумаге? Соблюдайте все требования, а через 10 лет сдайте их в архив, если срок еще не истек.
- У вас электронный документооборот? Храните документы, подписанные электронной подписью, в электронном виде, а распечатывайте только по требованию. Здесь обязательно сразу два носителя на всякий случай.
- Не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами? Доверьте эту работу организованной онлайн-бухгалтерии на аутсорсе.
Информация для тех, кто только присматривается к автоматизированной онлайн-бухгалтерии
На примере онлайн-бухгалтерии СБИС в интернет-банке УБРиР разберем основные преимущества.
Во-первых, система умеет формировать календарь сдачи отчетов, заполнять их и отправлять в госорганы. Также без проблем рассчитает налог на основании первички, которая легко загружается в СБИС удобным способом. Подсчет налога, заполнение и отправка декларации, формирование платежек — все это автоматизировано. Предположим, нужно уплатить фиксированные взносы. В каком размере, куда, в какие сроки? За вас сформируют платежки на необходимые коды бюджетной классификации с указанием срока уплаты.
Во-вторых, в онлайн-сервисе за расчеты отвечают алгоритмы — риски ошибок по операциям минимальны. Как их запрограммировали — так они и будут считать. Конечно, к ним прилагаются и живые люди, которые могут вас проконсультировать по техническим или любым другим вопросам по теме. Но к самим расчетам это никак не относится.
В-третьих, онлайн-бухгалтерии не пугают своей стоимостью. Целевая аудитория — малый бизнес. Поэтому цены более чем по силам любой небольшой организации. У сервиса целая линейка тарифов — от 1000 до 12 000 рублей в год.
Теперь вы знаете все о хранении документов. Не игнорируйте это при ведении бизнеса, иначе неминуемы штрафы и проблемы с налоговой. А если вы еще далеки от автоматизации бухгалтерских процессов, то переходите по ссылке и познакомьтесь подробнее с сервисом СБИС от УБРиР.
