Онлайн-касса — это неофициальное название контрольно-кассового аппарата. Он помогает предпринимателям вести торговлю, а Федеральной налоговой службе — точнее и легче отслеживать выручку. Не приходится сверять данные по чекам вручную, все происходит удаленно. Поэтому и стресс из-за проверок сходит на нет.
Зато появилась другая проблема: от разновидностей ККМ и установки нужного ПО голова идет кругом. Давайте же разберемся, чем отличаются разные онлайн-кассы и как не ошибиться с выбором для своего бизнеса.
Кто обязан использовать онлайн-кассу по закону
Согласно федеральному закону 54-ФЗ, современные ККМ должны использовать все ИП и юридические лица, которые продают товары или услуги.
Однако во второй статье закона содержится подробный перечень исключений. Например, онлайн-касса не нужна предпринимателям в удаленных и труднодоступных местах, а также тем, кто принимает для расчетов только монеты, как, например, при продаже конфет или жевательных резинок через аппарат.
Некоторые виды деятельности тоже не подразумевают этой обязанности — разносная торговля с рук определенными товарами, изготовление ключей, ремонт обуви или сдача квартиры в аренду.
Как выбрать «правильную» кассу
Вероятность приобрести или взять в аренду неподходящую кассу, к сожалению, есть всегда. Поэтому обращайте внимание на ключевые критерии:
В кассе должен быть фискальный накопитель. Это встроенная память, где в зашифрованном виде сохраняется информация обо всех проведенных операциях. Только учтите: накопитель не вечный, при заполнении памяти или по истечении 15 или 36 месяцев (это зависит от модели) его нужно менять.
Модель ККМ должна быть включена в реестр ФНС. При продаже или сдаче в аренду хозяин кассы должен это подтвердить.
Касса должна принимать оплату наличными и картой. А также выдавать бумажные и электронные чеки. Это необходимо как для комфорта клиентов, так и для удобства ведения бизнеса.
В чеке должна содержаться вся необходимая информация. В частности, обязательные реквизиты, время покупки и номенклатура товаров.
ККМ должна быть зарегистрирована в налоговой. Без этого все операции на ней считаются незаконными.
ККМ должна быть подключена к ГИС — государственной системе контроля оборота отдельных видов товаров — при торговле, например, алкоголем или меховыми изделиями
Какие существуют модели онлайн-касс
Есть несколько вариантов — все они различаются функциями и производительностью. Давайте посмотрим на плюсы и минусы каждой из них.
Автономная касса
Простой вариант с кнопками, который работает от сети или от аккумулятора. Такую кассу не нужно подключать к компьютеру. Ее можно использовать для мобильной торговли, в такси и при оказании бытовых услуг.
- Производительность — до 50 чеков в день.
- Удобство работы с номенклатурой — ниже среднего.
- Внутренняя кассовая программа — есть.
- Интеграция с бухгалтерскими сервисами — нет.
- Встроенный эквайринг — нет.
- Поддержка ГИС — есть, но только при подключении кассы к ПК или POS.
Смарт-терминал
Это компактный вариант стационарной POS-системы, которую мы видим в крупных магазинах. В одном небольшом корпусе — компьютер, фискальный накопитель и принтер для чеков. А работать с ним так же просто, как со смартфоном.
Стандартная функциональность включает в себя кассовое ПО, учет товаров, ведение статистики продаж и работу со скидками.
- Производительность — от 200 чеков в день, зависит от модели. Удобство работы с номенклатурой — высокое.
- Внутренняя кассовая программа — есть, плюс можно устанавливать дополнительные.
- Интеграция с бухгалтерскими сервисами — есть.
- Встроенный эквайринг — есть, при наличии интеграции с внешним сервисом интернет-эквайринга и зависит от модели смарт-терминала
- Поддержка ГИС — есть, но только при подключении кассы к ПК или POS.
Фискальный регистратор
Небольшой аппарат, который требует обязательного подключения к компьютеру или POS-терминалу. Идеально подходит для интеграции с 1С или другими программами учета.
Быстро печатает чеки, но больше подходит тем компаниям, которые готовы разрабатывать собственные решения и сложные интеграции.
- Производительность — от 500 чеков в день и выше.
- Удобство работы с номенклатурой — выше среднего благодаря подключению к ПК или POS.
- Внутренняя кассовая программа — нет, только через ПК или POS.
- Интеграция с бухгалтерскими сервисами — нет, только через ПК или POS.
- Встроенный эквайринг — только при подключении внешнего пин-пада через ПК или POS.
- Поддержка ГИС — есть, но только при подключении кассы к ПК или POS.
Облачная касса
Позволяет продавать без торгового оборудования. Удобный вариант, чтобы принимать платежи через интернет. Само устройство находится на удаленном сервере и интегрируется с сайтом, а доступ к нему осуществляется через личный кабинет.
У таких касс тоже есть необходимые фискальные накопители, просто они физически хранятся не у вас, а в дата-центре.
- Производительность — неограниченное количество чеков.
- Удобство работы с номенклатурой — высокое.
- Внутренняя кассовая программа — требует выбора и установки.
- Интеграция с бухгалтерскими сервисами — есть.
- Встроенный эквайринг — есть, при наличии интеграции с внешним сервисом интернет— эквайринга.
- Поддержка ГИС — есть, но только при подключении специальных программ.
Почему самый удобный вариант — это смарт-терминал со встроенным эквайрингом
Мобильный смарт-терминал позволяет решать подавляющее большинство бизнес-задач и при этом подходит как для стационарного, так и для мобильного использования. К тому же он работает с QR- и штрихкодами, а также совместим с самым популярным кассовым ПО.
Бонусом смарт-терминал автоматически подключен к эквайрингу, а значит, он уже готов принимать безналичные платежи — осталось выбрать тариф и размер комиссии.
Например, УБРиР предлагает мобильную онлайн-кассу PAX A930* с гибкими условиями:
- Кассу можно взять в аренду или приобрести у партнеров банка. В зависимости от тарифа комиссия за эквайринговые услуги составляет от 1,79 до 2,3%.
- Ежемесячные платежи — от 0 до 2600 рублей в зависимости от выбранного тарифа.
- При аренде кассы с эквайрингом и пакетом кассовых сервисов также предоставляются фискальный накопитель, подключение к оператору фискальных данных, установка терминала с настройкой программного обеспечения и его обслуживание.
Самостоятельно выбрать и настроить онлайн-кассу непросто — лучше проконсультироваться со специалистом и доверить установку ПО профессионалам. Просто оставьте онлайн-заявку на сайте УБРиР — менеджер банка свяжется с вами и поможет решить все вопросы.
