Бизнес-карта — универсальная палочка-выручалочка для любого предпринимателя. Ей удобно расплачиваться в розничных магазинах, покупать билеты, оплачивать такси. Со стороны может показаться, что такие расходы очень похожи на обычные траты физлица, а не предпринимателя. Рассказываем, нужно ли отчитываться о расходах по бизнес-карте и как это можно сделать.
Кто должен отчитываться о расходах
О своих расходах должны отчитываться ИП и ООО на УСН «Доходы минус расходы». При проверке налоговой они обязаны подтвердить все расходы документами. ИП на УСН «Доходы» и на патенте не обязаны вести бухгалтерский учёт, и их расчёт налога не включает в себя учёт расходов.
Налоговая отчётность
Может показаться, что учитывать все траты по бизнес-карте — долго и сложно. На самом деле, для ФНС важны только некоторые категории расходов:
- те, что связаны напрямую с производственной деятельностью компании;
- те, которые нацелены на получение дохода в конечном итоге;
- те, которые подтверждены документами: например, договорами или накладными.
При этом конкретные категории расходов, которые необходимо учитывать, зависят уже напрямую от налогового режима. Чтобы не запутаться, лучше составить локальный нормативный акт, который будет регламентировать использование бизнес-карты и дальнейшую отчётность по ней. Все сотрудники, которые могут ей пользоваться, должны будут действовать в соответствии с этим документом: сохранять чеки, отчитываться перед бухгалтерией и т.д.
Что нужно и не нужно учитывать
- Все статьи расходов, которые не нужно учитывать предпринимателям на ОСНО, перечислены в 270 статье налогового кодекса.
- Перечень расходов, которые можно учесть для предпринимателей на УСН, есть в первом пункте 346 статьи налогового кодекса.
Покупая что-то по бизнес-карте, важно понимать, на какие нужды пойдёт приобретённое: например, за бумагу для принтера в офис придётся отчитаться. А за бумагу для личных нужд — нет.
Документов о расходах нет: какие будут последствия
Если вы подадите в ФНС НДС к вычету без нужных документов и чеков, то налоговая, скорее всего, обнаружит это и уберёт затраты по карте из списка расходов. Вычет по НДС при этом будет отменён, а предприниматель обязан будет доплатить налог. За неверные расчёты по налогам и отсутствие документов также придётся заплатить штраф — 20% от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 тысяч рублей.
Для небольших компаний обычно последствия ограничиваются только этим. Крупных бизнесменов может ждать запрос на предоставление недостающих документов от налоговой. Если предъявить их не получится, то придётся заплатить при камеральной проверке 200 рублей за каждый отсутствующий документ и 10 000 рублей при встречной проверке.
Какие документы нужно готовить и кому
Подтвердить расходы по бизнес-карте можно разными документами: иногда это чек, иногда — акт выполненных работ или накладная. Если деньги тратит предприниматель, то:
- Ко всем покупкам, сделанным онлайн или офлайн, нужны кассовые чеки. Если чек по какой-то причине потерялся, то могут помочь: товарная накладная, выписка с банковского счёта или квитанция об оплате. Они могут быть как бумажными, так и электронными.
- При оплате услуг помимо чека могут пригодиться договор аренды, электронный билет или также квитанция об оплате.
Также помогут учесть расходы УПД (универсальные передаточные документы). Если вы работаете с НДС, то обязательно нужно приложить к документу о расходах счёт-фактуру.
Важно помнить, что бизнес-картой пользуется не только сам предприниматель, но и его сотрудники. Каждый из них должен оформить авансовый отчёт. Для организаций авансовые отчёты обязательны для всех — их оформляет даже директор. Такие отчёты подписываются у бухгалтера или руководителя, и форма у них — универсальная.
